Čo robiť keď nestíhame?

trenkwalder

Organizácia času sa dotýka sa všetkých ľudí, ktorí sú schopní vlastného uvažovania, fyzicky aj duševne zdraví. Či sa venujú štúdiu, práci, podnikaniu (ak nehovoríme o „dobrovoľne ničnerobiacich“). Time manažment je aj samostatným tréningovým modulom, prostredníctvom ktorého sa zamestnanci mnohých spoločností učia ako lepšie narábať so svojím časom. Ak máte pocit, že to k životu nepotrebujete, je to vaše slobodné rozhodnutie. Ak tvrdíte, že váš time manažment je dokonalý, nebudem vám to vyvracať. A pokiaľ chcete zistiť, prečo a ako začať s lepšou organizáciou času, nech sa páči, môžete pokračovať. Pretože aj na prvý pohľad malá zmena pre nás môže byť veľmi prospešná.

Je jedno čo robíte, čas ubieha rovnako

Kategorizácia je v tomto smere irelevantná. Pracujete v administratíve, vo výrobe alebo v médiách? Z časového hľadiska na tom nezáleží, pretože čas je veličina ktorá

Galéria fotiek (3)

nám ubieha všetkým rovnako a to aj v súkromí. Zakaždým, keď začíname tréning, účastníci (a podotýkam, že sú to všetko normálni ľudia z mäsa a kostí pracujúci vo výrobných, obchodných spoločnostiach ako aj v administratíve), skonštatujú, že s pribúdajúcim vekom im čas plynie rýchlejšie. To je však len subjektívny dojem, ktorý je vyvolaný veľkým počtom aktivít, ktorým sa venujeme. Tí z vás, ktorí boli alebo sú nezamestnaní budú súhlasiť, že predsa len dni vtedy ubiehajú pomalšie. A každý z účastníkov je rád, keď objaví spôsob, ktorým čo i len o drobné percento zefektívni organizáciu seba samého a to bez ohľadu na to, či sa to týka pracovného alebo súkromného života. Pre dosiahnutie tohto cieľa je kľúčové chcenie a vnútorné nastavenie. Takže ak máte záujem otvoriť si nové časové horizonty, vitajte k klube :-) .

Stanovte si cieľ

Keď už teda chcete, avšak neviete ako začať, pouvažujte nad cieľom. Čo chcete dosiahnuť úpravou manažmentu vášho času? Chodiť pravidelne 2x za týždeň cvičiť (to je úplne reálny cieľ účastníka školenia time manažmentu)? Alebo prečítať týždenne 1 knihu? Tráviť menej času v práci? Nerobiť v nedeľu večer namiesto piatkového poobedia podklady na pondelok ? Čokoľvek chcete, napíšte si to – viditeľne - na miesto ktoré máte často na očiach.

Pozorujte sa, ako dlho vám trvajú rôzne činnosti

Na začiatok si dajte záležať na analýze vašich denných činností. Urobte si každý deň v týždni (vrátane víkendu) záznam, koľko času a akým aktivitám ste venovali. Podrobný rozpis pracovných činností (čítanie mailov, porady, telefonáty) vrátane mimopracovných ako uspávanie detí, prechádzky so psom, vykonávanie hygieny a úpravy vzhľadu. Potom si spočítajte, koľko času a čomu ste venovali počas týždňa. Budete mať pred očami prehľadný diagram a sami si následne zrátajte, čoho je priveľa a kde by ste naopak chceli pridať. Samých vás možno prekvapí, aké aktivity sú pre vás tzv. zlodejmi času. Niekedy stačí zmeniť málo – napríklad namiesto drobných nákupov potravín niekoľkokrát do týždňa urobiť jeden veľký raz za týždeň. Ušetríte tým rádovo niekoľko desiatok minút až pár hodín, ktoré môžete venovať iným činnostiam. Možno sa to zdá byť príliš banálne, možno absurdné. Sú to však pomôcky overené skúsenosťou tých, ktorí sa učia pracovať so svojím časom lepšie. Práve takýmto spôsobom sa vyššie spomínaný účastník dopracoval k pravidelnej návšteve posilňovne bez toho, aby bol ukrátený o spánok či večerné čítanie. Stačilo málo – vizualizovať si svoje týždenné aktivity a identifikovať zlodejov času.

Zlodeji času

Keď už spomínam zlodejov času, práve tí sú zdrojom našich nabúraných plánov. Možno ich dokonca rozdeliť do viacerých kategórií ako napríklad osobnostnej – sem patrí detailizmus, nedôvera v schopnosti ostatných, silné analytické myslenie. To sú naše osobnostné charakteristiky, ktoré sa prakticky nedajú výraznejšie meniť.

Ďalšími zlodejmi času sú príčiny organizačné, ktoré sú súčasťou vášho

Galéria fotiek (3)

každodenného pracovného života a niektoré vyplývajú aj z charakteru spoločnosti v ktorej pracujete: veľa administratívy, časté organizačné zmeny, vyrušovanie (telefonáty, kolegovia), zlé plánovanie, zanedbaná príprava atď. Ak budete k sebe úprimní, určite bude vedieť pomenovať práve tých svojich. Ja sa otvorene priznávam k zlému plánovaniu a k slabej odolnosti voči vyrušovaniu :-) . Ak si ich pomenujete, opäť je na vás, či sa s nimi popasujete.

Zabudla som spomenúť jedného veľmi častého zlodeja času, ktorý kradne všade bez ohľadu na charakter firmy – „vybavovačky“. Ľudia veľmi často vstávajú od stola aby zabehli za iným kolegom – kvôli podpisu, rade, čomukoľvek. A pritom sú to často veci menej dôležité respektíve menej urgentné. Čo tak počkať, kým sa nám nenazbierajú pre Katku 3 veci a namiesto troch návštev, z ktorých každá nám uhlopriečne firmou zaberie 8 minút chôdze, absolvujeme jednu?

Priority, priority, priority!

Ďalším pravidlom pre efektívnu prácu s časom je stanovenie si priorít čiže dôležitosti činností ktorým sa venujete. Určite sa aj u vás nájde mnoho menej podstatných, ktoré nás zbytočne oberajú o vzácne minúty. V tejto súvislosti spomeniem aj známe Paretovo pravidlo – ktoré možno aplikovať v time manažmente nasledovne: za dvadsať percent času vášho pracovného dňa vytvoríte 80 percent celkovej hodnoty vašej práce alebo hodnoty pre firmy. V preklade to znamená, že za menej ako 2 hodiny vyprodukujeme to podstatné a zvyšok tvoria práve činnosti operatívne, ktoré sa z ničoho nič objavia a treba ich vykonať asap, a zároveň činnosti nepodstatné, pri ktorých plynie čas do prázdna – pokecy s kolegami, nekonečná administratíva alebo nezmyselné úlohy, ktoré skončia niekde v šuflíku.

Čo z toho vyplýva?

Minimálne skúste vyhodiť zo svojho denného či týždenného plánu nedôležité aktivity. A pokiaľ viete, že sa 80% vášho pracovného času skladá z operatívy, vopred si na týždeň naplánujte agendu, ktorej sa budete venovať v rámci zvyšných 20% percent. Tak sa o to pokúsil aj ďalší účastník tréningu. Pracuje na logistike v just in time výrobe a jeho práca je teda výrazne operatívna. Trvalo mu síce niekoľko týždňov, kým sa mu podarilo zmeniť postoj, avšak odkedy si týždenne plánuje aktivity, ktorým sa bude venovať práve počas vzácnych „2 hodín,“ je oveľa efektívnejší a predovšetkým spokojnejší aj sám so sebou.

V rámci time manažmentu je toho veľa, no každý malý krôčik vás vie posunúť o skok vpred. A pokiaľ patríte k tým šťastným, ktorých zamestnávateľ investuje do vzdelávania, apelujte práve na túto tému - zíde sa vám bez ohľadu na to, či pracujete na logistike v just in time, alebo na controllingu v banke.

P.S. Pridávam ešte zopár vyskúšaných rád, ako na to:

1. Ešte raz a znova – urobte si analýzu týždenných činností

2. Identifikujte svojich zlodejov času

3. Plánujte – na týždennej báze

4. Nenechajte sa vyrušovať – nastavte si s kolegami jasné pravidlá komunikácie

5. Nedvíhajte každý telefonát, ak viete kto volá – to, že to nebolo urgentné zistíte rýchlo – nebude volať opäť po 3 minútach

6. Naučte sa úlohy prioritizovať

7. Kontrolujte si maily 3x denne namiesto prečítania každého hneď

8. Napíšte si svoje ciele na viditeľné miesto

9. Podeľte sa o vaše tipy v komentároch a hovorte o nich s ostatnými

10. Ak vám to zamestnávateľ umožní, choďte na tréning time manažmentu – aj jedna osvojená technika urobí s vaším časom zázraky!

Mgr. Klára Javorská