5 kancelárskych „rušičiek“. Naučte sa proti nim bojovať

Zamestnanci najčastejšie „ulietavajú“ z pracovných činností na internet. Zdroj: photl.com

Počas práce ohrozujú zamestnancov rôzne „rušičky“, ktoré im znemožňujú ich pracovný výkon. My vám však ukážeme, ako proti nim bojovať.

Zamestnanci preflákajú v práci dve hodiny. Až jednu štvrtinu dňa strávia čítaní a odpovedaním na emaily, uvádza sa v prieskumoch. Kedy im potom zostáva čas reálne pracovať, keď majú okolo seba veľa vecí, ktoré ich rozptyľujú? Ak pracujú v otvorenej kancelárii, ich miera rozptýlenia je omnoho väčšia. Za rozptýlením stoja nielen ich kolegovia, ale aj veci, ktoré ich obklopujú.

5 najčastejších kancelárskych rozptýlení a návod, ako proti nim bojovať:

1. Internet

Zamestnanci najčastejšie „ulietavajú“ z pracovných činností na internet. Až 60 percent z nich odbehne na rôzne spravodajské, nákupné stránky alebo na stránky sociálnych médií. Internet spôsobuje najväčšie rozptýlenie. V niektorých spoločnostiach sú dokonca blokované niektoré stránky. Medzi najčastejšie blokované patrí Facebook, kde si ľudia obnovujú svoje statusy a rôzne stránky o počasí. Čoraz viac ľudí využíva na prehliadanie týchto stránok aj svoj smartfón. V niektorých zahraničných firmách zašli až tak ďaleko, že nainštalovali do miestnosti zariadenie – rušičky, ktoré blokujú prísun mobilných dát. Toto je už však extrém. Zamestnanci by mali iba v tej miere využívať sociálne siete, pokiaľ ich potrebujú na pracovné účely.

2. E-maily

Väčšina zamestnancov pracujúcich v kanceláriách využívajú na komunikáciu hlavne emaily. Nie je však nič horšie, ako keď do prichádzajúcej pošty naskakujú nové a nové emaily, na ktoré treba odpovedať. Oberajú zamestnancov nielen o čas ale ich aj zamestnávajú. O e-mail manažmente sme písali v článku Bojujte efektívne so záplavou správ. Emaily predstavujú záplavu, ktorá nemá konca kraja. Jednou z osvedčených metód je možnosť vytvárať si zložky v e-mailovej schránke. Pozor však na ich pomenovanie. Dôležité je, aby medzi zamestnancom a jeho šéfom neupadla komunikácia iba kvôli tomu, že email skončil v nesprávnej zložke.

3. Telefón

Pracovný telefón alebo mobil nie je možné presmerovať na kolegu alebo si ho vypnúť, ak denne komunikujete s klienti, dodávateľmi alebo odberateľmi. Jedno je však možné urobiť, aby súkromný telefón nepôsobil rušivo počas pracovnej činnosti. Je možné ho odložiť do zásuvky alebo presunúť na nedosiahnuteľné miesto na stole. Ak neočakávate dôležitý telefonát, môžete tak urobiť. Po práci potom vybavíte zmeškané hovory.

4. Preplnený stôl

Pracovný stôl zaplavený papiermi je často príznakom zmätených a nezorganizovaných ľudí. Situácia, kedy volá klient dotyčnej osobe, ktorá sa prehrabuje na stole v záplave dokumentov pôsobí rušivo a neprofesionálne. Východiskom je, usporiadať si papiere na konci pracovného dňa, alebo ich založiť na správne miesto.

5. Pracovné prostredie

Medzi pracujúcimi sa nájdu ľudia, ktorým bude stále niečo prekáža na pracovisku. Môže byť v miestnosti príliš horúca, príliš zima, alebo rušno. Neustále si môžu nachádzať rôzne dôvody, aby odviedli pozornosť od svoje práce. V otvorených kanceláriách nie je však možné vyhovieť všetkých. Vždy sa nájde niekto, komu aktuálne pracovné podmienky nevyhovujú.

Čo však jednoznačne pôsobí na pracovisku rušivo je hluk. Je to jeden z faktorom, ktorý pôsobí na psychiku zamestnancov a môže spôsobovať stres. Zamestnávateľ by mal preto voliť rozmiestnenie „hlučných“ spotrebičov podľa zasadacieho poriadku ľudí v miestnosti a spotrebiče umiestniť ďalej od nich.