Ako napísať dobrý e-mail, ktorý si ľudia prečítajú? Držte sa tohto jedného základného pravidla

Osobné stretnutia a telefonáty v súčasnosti nahradili e-maily, ktoré sa používajú vo všetkých pracovných oblastiach. Sú nevyhnutné aj v prípade, že sa uchádzate o prácu. Aby ste sa odlíšili od desiatok iných správ, ktoré končia danému človeku v mailovej schránke, je dôležité vedieť, ako napísať dobrý mail, na ktorý dostanete aj odpoveď. Je to jednoduchšie, ako by ste možno čakali.

Portál Behavioral Scientist urobil prieskum, z ktorého vyplýva, že najväčší úspech majú krátke e-maily. Ešte zo študentských čias máme zaužívané, že dlhšie znamená lepšie, no v biznisovej komunikácii to neplatí. Príliš dlhé e-maily môžu odrádzať prijímateľov od toho, aby si ich prečítali a taktiež aby na ne odpovedali. Dĺžku správy si často vysvetľujú ako ukazovateľ toho, aké náročné a časovo zdĺhavé bude na ne reagovať.

Na kratší e-mail zareaguje viac ľudí

Prieskumu sa zúčastnilo približne 7-tisíc členov školských rád v USA, ktorým výskumníci poslali dve verzie e-mailu so žiadosťou o vyplnenie krátkeho online prieskumu. Jeden e-mail mal 127 slov, druhý 49 slov. Stručný e-mail priniesol takmer dvojnásobok odpovedí na prieskum v porovnaní s tým dlhším e-mailom.

Niektorí prijímatelia správ sa pravdepodobne pozreli na dĺžku e-mailu a rozhodli sa ním vôbec nezaoberať. Iní ho pravdepodobne nedočítali celý a prehliadli žiadosť na konci. Okrem toho niektorí čitatelia možno použili dĺžku e-mailu ako signál, ako dlho bude trvať vyplnenie prieskumu, a rozhodli sa žiadosť vynechať.

Galéria fotiek (2) Ilustračné foto Zdroj: thinkstockphotos.com

Písať stručne nemusí byť jednoduché

Písať dlhé správy a e-maily je jednoduchšie, pretože v nich môžeme použiť aj rôzne pomocné slovíčka. Pri stručnom vyjadrovaní si budete musieť dobre premyslieť, ako naformulovať svoje myšlienky tak, aby ste vyjadrili všetko potrebné, no aby ste zároveň nestrácali čas prijímateľa. Zaneprázdnení ľudia si s väčšou pravdepodobnosťou nájdu čas na to, aby sa venovali krátkym, dobre štruktúrovaným a prehľadným správam. Ak teda chcete dostať na svoje e-maily aj odpoveď, porozmýšľajte nad tým, či ich nepíšete zbytočne dlhé.

Túto radu môžete využiť v prípade, že posielate svoj životopis a uchádzate sa o prácu v nejakej spoločnosti, ale taktiež aj vtedy, keď už pracujete a pravidelne komunikujete s inými ľuďmi. Ak odosielate rovnaký e-mail viacerým ľuďom, skúste si urobiť vlastný prieskum. Vytvorte dve verzie rovnakej správy – kratšiu a dlhšiu a sledujte, na ktorú vám príde viac odpovedí.

Na Kariéra.sk si môžete vybrať zo stoviek voľných pracovných miest, stačí zadať odvetvie a lokalitu, v ktorej si hľadáte prácu. Pre praktické tipy a súťaže sledujte Instagram profil Kariéra.sk. Taktiež sa môžete pridať do Facebook skupiny Práca a brigády - Slovensko a zahraničie / KARIERA.SK, vďaka ktorej pravidelne dostanete informácie o voľných pracovných pozíciách. Môžete si tiež vytvoriť Agenta na portáli Kariéra.sk. Vďaka službe Agent dostanete na váš email nové ponuky práce podľa vašich kritérií. Nemusíte tak prezerať denne stovky ponúk, Agent ich prezrie za vás.