Najväčší požierači času v práci. Čo vás oberá o produktivitu?

Ilustračné foto Zdroj: thinkstock.com

Niekedy sa zdá, akoby čas letel závratnou rýchlosťou. Pracovný deň sa blíži ku koncu a ešte stále máte naplánované vykonanie viacerých pracovných aktivít. Keď si na jeho konci spomeniete, čo všetko ste nestihli spraviť, zhrozíte sa, kam sa ten čas podel.

Pozrite sa pravde do očí a priznajte si, koľko hodín v práci strávite neefektívne a namiesto pracovným aktivitám sa venujete menej podstatným činnostiam. Pomocou nástroja na meranie dát získala analyticko-technologická spoločnosť VoloMetrix údaje z emailových konverzácií veľkých medzinárodných spoločností, ako aj z ich záznamov uložených v online kalendári, aby priniesla informácie o efektivite práce zamestnancov, resp. o spôsoboch neefektívneho využívania času na pracovisku.

Uveďme príklad spoločnosti Seagate, ktorá sa zaoberá výrobou pevných diskov. Jej 228 zamestnancov trávi viac ako 20 hodín týždenne na stretnutiach a až 8-tisíc pracovných hodín písaním 3700 emailov. Všetky merané dáta boli zozbierané z údajov emailov zamestnancov a vyhodnotené tak, aby poukázali na najväčších požieračov času v práci.

Čo oberá zamestnancov o pracovný čas?

Nepotrebné a zdĺhavé pracovné stretnutia
Keď sa povie slovo stretnutie, veľa zamestnancov si pod ním predstaví zbytočné a neefektívne vysedávanie bez možnosti plniť si svoje pracovné úlohy. Na stretnutiach sa často stretávajú ľudia, ktorých úlohy nesúvisia priamo s témou rozhovoru. Takýto problém často vzniká vo veľkých spoločnostiach, kde sú manažéri a ich tímy zodpovední za čiastkové úlohy. Maximálny počet ľudí potrebný pre efektívnosť a účinnosť konverzácie je podľa odborníkov sedem.
Emaily od nadriadených
Každý podriadený je povinný email od nadriadeného otvoriť. Takýchto emailov sa v jednej spoločnosti môže nakopiť toľko, že ich čítanie zaberie viac ako 400 hodín týždenne, čo môže zamestnať až desiatich ľudí na plný úväzok.
Odpovedanie na emaily, ktoré nepotrebujú odpoveď
Zamestnanci dostávajú emaily, na ktoré odpovedajú zbytočnými frázami, ako napríklad „dostal som to“ alebo „mám to, ďakujem“. Často sa dokonca obávajú toho, že neodpovedaním na email sa môžu dostať do nemilosti svojich kolegov. Avšak takáto krátka odpoveď, ktorá aj tak nemá žiadnu výpovednú hodnotu, nikomu nepomôže.

Galéria fotiek (2) Zdroj: thinkstock.com
Masové rozposielavanie emailov
Zamestnanci by sa mali vyhnúť rozposielavaniu masových emailov a email by mali adresovať iba konkrétnej osobe. V prípade odosielania emailov viacerým osobám je pracovná úloha neadresná a kolegovia si ju prehadzujú z jedného na druhého. Nakoniec sa môže stať, že problém sa presúvaním od jedného k druhému „stratí“ a zostane tak nevyriešený.
Príliš rozsiahle a neprehľadné emaily
Rozpisovaním pracovnej úlohy strácajú čas nielen zamestnanci, ktorí ich adresujú, ale aj tí, ktorí ich musia dešifrovať. Aby sa osoba, ktorej je email určený, v záplave viet nestratila, je dôležité sa príliš nerozpisovať a emaily písať v odrážkach tak, aby boli stanovené úlohy prehľadné. Netreba zabúdať ani na uvedenie termínu dokončenia jednotlivých úloh.