e-Etiketa. Ako odoslať úspešný e-mail, ktorý zaujme

Ilustračné foto Zdroj: photl.com

Pri prijatí e-mailu si personalista všíma detaily. Mailová komunikácia má taktiež svoju etiketu, ktorú by mali dodržiavať obidve strany.

Dni, kedy bolo bežné hľadať si prácu pomocou inzerátov v novinách, na školských nástenkách alebo v obchodoch sú dávno preč. Dnes, skoro každý človek oslovuje spoločnosti na základe inzerátu na webstránkach pracovných agentúr alebo priamo na základe kontaktu zo stránok spoločností.

„Na jednu z brigád ma oslovila samotná agentúra a ďalšiu prácu som si našiel cez inzerát na škole. Kedysi som rozniesol aj životopisy priamo do firiem. Až neskôr som začal využívať pracovné portály,“ povedal programátor Andrej.

E-mail dnes predstavuje okamžitú komunikáciu bez rizika, že váš životopis zostane ležať na stole zabudnutý medzi hŕbou papiera. Ponúkame vám tipy, ako napísať úspešný e-mail.

Prehľadné a jednoduché označenie
Prvý kontakt pri e-mailovej komunikácií predstavuje samotný predmet. Preto používajte vhodné označenie, ako napríklad „Odpoveď na ponuku práce z Kariera.sk“ alebo „Odpoveď Kariera.sk“. V prípade, ak zabudnete uviesť predmet správy alebo ho označíte nezrozumiteľne, môže sa stať, že personalista vyhodnotí e-mail za nevyžiadanú poštu a okamžite ju vymaže.

Dôležité bývajú aj názvy priložených súborov (prílohy). Vašou úlohou je podať prijímateľovi a teda vášmu potencionálnemu zamestnávateľovi, čo najjednoduchšie informácie. Prílohu životopisu a motivačného listu označte napríklad takto: CV_Meno_Priezvisko alebo Motivacny_list_Meno_Priezvisko.

V prípade, že zasielate ukážky vašich projektov a prác alebo fotografickú dokumentáciu, všetky súbory uložte do jednej zložky.

Pri písaní samotného e-mailu udržujte formálny prístup a adresujte ho konkrétnej osobe. Väčšina ľudí nemá veľa času na čítanie dlhých e-mailov, preto buďte stručný ale nie strohý. Text správy by mal čo najrýchlejšie upútať pozornosť prijímateľa.

E-mailová správa začína formálnym pozdravom, nasleduje odôvodnenia zaslania reakcie na ponuku práce a je ukončená vyjadrením nádeje na skoré pracovné stretnutie alebo spoluprácu.

Nezabudnite však ani na grafickú úpravu. Text rozčleňte do odsekov, aby bol prehľadný a ľahko čitateľný. Ak v e-maile posielate viacero príloh, môžete ich rozpísať do jednotlivých bodov v odrážkach. Keď chcete zdôrazniť niektoré body v texte správy, vyznačte ho tučným písmom (boldom).

Tón správy
Ak chcete príjemcu čo najrýchlejšie zaujať, v texte zvýraznite jednu udalosť z vášho životopisu, na ktorú ste hrdý. Môže ísť o dosiahnutý titul, alebo pracovnú skúsenosť na veľkom projekte. Pozor však na tón „hlasu“ v správe. Cez elektronickú komunikáciu je ho veľmi ťažko sprostredkovať, preto je dobré, ak e-mail dáte prečítať kamarátovi alebo známemu, ktorý vie zachovať objektívne stanovisko.

Personalisti si okrem prejavu e-mailu všímajú aj gramatiku a štylistiku textu. Odporúčania personalistov sú, aby ste si text napísali v textovom dokumente, skontrolovali ho a potom skopírovali do tela e-mailu.

Pred odoslaním e-mailu nezabudnite na posledné kroky:

Skontrolujte si, či ste nespravili chyby v texte.
Či ste pripojili všetky potrebné dokumenty.
Aby ste mali záznam o odoslanej správe, uveďte vašu mailovú adresu do skrytej kópie.