E-mail manažment. Bojujte efektívne so záplavou správ

Ilustračné foto Zdroj: photl.com

Dostávate denne nespočetné množstvo e-mailov počas pracovnej doby, ktoré musíte vybaviť? Pustite sa do boja s nimi ľahko a efektívne. Prinášame vám sedem tipov ako úspešne zvládnuť organizáciu svojich e-mailov.

Ak sa aj vám stáva, že denne dostávate do e-mail boxu desiatky až stovky mailov, je to alarmujúce číslo a nastal čas, aby ste s tým niečo spravili. Také množstvo e-mailov vás totižto oberá o váš profesijný život a namiesto dôležitých pracovných úloh strávite väčšiu časť pracovného času čítaním a odpovedaním na e-mailovú komunikáciu. Na zvýšenie efektivity práce vám pomôže správny e-mail manažment.

7 bodov na úspešné osvojenie e-mail manažmentu:

Vyhraďte si čas na e-mailovú komunikáciu
Závisí od typu vašej práce, ale vo všeobecnosti platí, že čítanie správ a odpovedanie na ne by vám nemalo zaberať viac ako 25 percent z vášho pracovného dňa. Denne by ste si preto mali vyhradiť presný čas, kedy budete odpovedať na všetky e-maily. Samozrejme, ak dostanete dôležitú správu od vášho nadriadeného alebo zákazníka, odpoviete mu okamžite. Ak sa budete držať tohto časového rámca, dosiahnete väčšiu efektivitu.

Zvoľte si e-mailovú prioritu
Pri prichádzajúcich e-mailoch si označte prioritu odpovede. „A“ znamená musíte odpovedať, „B“ mali by ste odpovedať, „C“ môžete odpoveď. V prvom rade sa sústreďte na odpovede pre skupinu A, potom na niektoré so skupiny B a e-maily skupiny C môžete preskočiť . Jedno zo základných pravidiel časového manažmentu je oddeľovať dôležité úlohy od urgentných. Odpovedaním iba na najdôležitejšie e-maily sa zvýši vaša produktivita.

Na e-maily neodpovedajte individuálne, ale skupinovo
Ak dostanete viacero mailov od vašich spolupracovníkov alebo členov tímu, ktorí vám píšu ohľadom jednej a tej istej veci, využívajte hromadnú odpoveď, čím v jednej správe odpoviete viacerým kolegom.

Dajte kolegom vedieť o vašom e-mail manažmente
Tento spôsob odpovedania nemusí vyhovovať všetkým a hlavne závisí od konkrétnej pracovnej situácie, ale stojí aspoň za zváženie. Ak niektorí zo zamestnancov očakávajú, že im odpoviete individuálne, oznámte im že máte nastavený čas na odpovedanie e-mailov. Každý pracovník si nastavuje svoj vlastný pracovný harmonogram a vaši kolegovia by mali rešpektovať ten váš.

Uložte si a skontrolujte najdôležitejšie e-maily
Písanie je ukazovateľom profesionality. Správy, ktoré obsahujú gramatické chyby, zlú štylistiku a ďalšie chyby pri písaní, vytvárajú dojem o samotnom autorovi. Nepriamo ponúkajú odpoveď na vlastnosti autora, jeho neopatrnosť, impulzívnosť a jeho ovládanie slovenského pravopisu. V prípade, ak sú e-maily správne po obsahovej, gramatickej aj štylistickej stránke, jeho autor získa profesijný rešpekt a uznanie. Predtým než odošlete dôležitý e-mail, uložte si ho, venujte sa na chvíľu inej činnosti a opäť sa vráťte a skontrolujte si hol pred odoslaním. Možno budete prekvapený, koľko chýb v ňom nájdete.

Nehanobte meno zamestnávateľa v e-mailovej komunikácii
Do každého e-mailu, ktorý pošlete alebo obdržíte prostredníctvom pracovnej pošty, môže nahliadnuť váš zamestnávateľ. Nezabúdajte na to, že vaše e-maily môžu byť použité aj ako dôkaz na podporu represívnych opatrení alebo právnych krokov. Váš e-mail s dlhšou komunikáciou môžu dokonca preposlať aj vaši kolegovia druhým ľuďom bez vášho súhlasu.

Snažte sa v e-mailovej komunikácii vyhnúť písaniu správ o vašej firme hnevlivým tónom, útočnými slovami alebo urážlivým humorom. Najdôležitejšie je, aby ste sa vyhli písaniu o dôverných alebo citlivých firemných informáciách. Pozor si dávajte aj na komentáre na sociálnych sieťach.

Považujte „slogan“ vašej firmy ako súčasť podpisu
V každom e-mailovom konte je možnosť nastaviť si „podpis“ pri odosielaní a odpovedaní e-mailov. Ide o inteligentné riešenie pre každého pracovníka. Podpis totižto poskytuje základné informácie o funkcii človeka a spoločnosti. Môžete k nemu pridať aj firemný slogan alebo múdry citát.