Blokujte si čas a skončite každý deň o niečo skôr

Kolegovia z vedľajšieho oddelenia majú celkom pokoj. To sa vás ale netýka. Práca ani teraz neubúda, a navyše vás čaká dovolenka a musíte všetko včas pripraviť. V tom prípade sa vám bude hodiť blokovanie času. O čo ide? O šikovnú techniku, ktorá vám pomôže stihnúť viac práce za menej času.

Čo je to blokovanie času

Nad výkazmi strávite každý týždeň skoro celé popoludnie. Jednak s pozornosťou stále odbiehate k niečomu inému, jednak pri návrate vždy prídete o drahocenné minúty, kým sa zase do danej problematiky dostanete. Zatiaľ čo keď ste nedávno potrebovali vyzdvihnúť dieťa z futbalu, na výkazy ste mali len asi hodinu a hľa, ono to išlo. Nebol totiž priestor venovať sa iným rušivým záležitostiam.

Blokovanie času je presne na tejto finte postavené. Teda nie že by ste zakaždým, keď chcete niečo rýchlo zvládnuť, museli niekam bežať pre potomka. Stačí, keď si na seba podobné časové obmedzenie ušijete sami. Môže byť niekoľko hodín, ale aj minút. Pomôže vám to udržať si potrebné sústredenie.

Ako si efektívne blokovať čas

Najprv skúšajte

Začnite pozvoľna. Najprv si vytvorte napríklad jeden dva bloky za deň pre konkrétne úlohy. Potrebný čas odhadnite. Neskôr si zapíšte, na koľko ste sa trafili, a pri ďalšom blokovaní tomu časovú dotáciu prispôsobte.

Druhou možnosťou je pracovať ako obvykle a treba týždeň si len zaznamenávať, koľko času u čoho strávite. Môžete na to využiť rôzne aplikácie v počítači alebo v telefóne. Tie vám totiž pomôžu určiť, koľko času ste strávili napríklad na sociálnych sieťach alebo on-line nakupovaním. Ak v tomto k sebe nebudete poctiví, ťažko sa niekam posuniete.

Dávajte si časové ciele

Sledovanie denných aktivít vám poskytne konkrétnu predstavu o vašom pracovnom nasadení (a tiež prekrastinovaní). Zamerajte sa na problémové oblasti, ktoré vás vyrušujú od práce. Skúste s nimi zatočiť. Môžete sa napríklad rozhodnúť, že strávite na sociálnych sieťach o polovicu času menej alebo že budete každý deň pracovať aspoň tri hodiny, počas ktorých sa nenecháte vôbec ničím rozptýliť. Samozrejme tieto tri hodiny nemusia nasledovať bezprostredne po sebe. Zvoľte si skrátka ciele a skúste ich plniť.

Stanovte si „hlboké“ priority

Možno pri prieskume svojho dňa zistíte, že trávite viac času tzv. plytkou prácou a menej hlbokou, ktorá je potrebná, keď chcete vymyslieť účinnú stratégiu, spísať nevšednú koncepciu, skrátka vytvoriť niečo nové alebo vymyslieť doposiaľ nevyužívané riešenie. Je to jednoducho práca, ktorá náš mozog viac „bolí“, a práve preto sa jej často vyhýbame.

Je ale dôležité prideliť hlbokej práci dostatok časových blokov, pretože hlavne vďaka nej získavame nové skúsenosti a pracovne rastieme. Navyše je možné vďaka nej dosiahnuť merateľné výsledky, ktorými sa môžeme prezentovať. Stanovte si preto priority pre hlboké pracovné úlohy a prideľte menšie časové bloky pre e-maily, telefonáty a ďalšiu plytkú prácu počas dňa.

Neustále optimalizujte

Plán blokovania nebýva raz a navždy daný. Bude vyžadovať zmeny, podľa toho, ako sa budú meniť vaše úlohy. Svoje časové bloky preto kontrolujte niekoľkokrát mesačne a stále sa ich snažte optimalizovať. Kalendár alebo aplikácia na sledovanie času vám v tom môžu pomôcť, takže proces revízie a úpravy bude rýchly a jednoduchý.

Výhody blokovania

Akonáhle do toho raz vplávate, nebudete chcieť inak. Mnohé totiž získate:

Stihnete viac úloh za menej času, takže budete môcť skončiť s prácou každý deň o pár minút, alebo dokonca o pár desiatok minút skôr.
Lepšie sa vám budú stíhať termíny, nebudete toľko vystresovaní, že to a to nestihnete, že vám niečo niekde „zahníva“ a pod.
Ľahšie sa vám budú vymedzovať hranice, a to nielen medzi prácou a voľným časom, ale aj medzi plytkou a hlbokou prácou – tej sa vďaka časovému blokovaniu budete viac venovať. Stanete sa výkonnejšími a možno si to v práci niekto všimne a pridá vám, alebo vás rovno povýši.
Budete menej prokrastinovať.

Chce to disciplínu

Možno si hovoríte, že to predsa nie je žiadna prevratná myšlienka. Každý si dnes musí prácu viac či menej plánovať. To síce áno, ale fór je ako vždy v tom vedieť prejsť od teórie k praxi. V tomto prípade si naozaj poctivo alokovať čas pre jednotlivé činnosti a hlavne – dodržiavať ho!

Takže keď vás kolegyňa vyzve, aby ste sa šli na chvíľu porozprávať ku káve do kuchynky, zatiaľ čo vy ste ešte len v polovici svojho bloku, musíte odmietnuť. Môžete dodať, že pôjdete napríklad za pol hodiny, až vám blok skončí. Áno, je to ťažké, ale inak sa k vyššej efektivite nedostanete. Pracovný deň sa vám natiahne ako žuvačka a budete tam, kde ste boli.