Ako môže vyzerať out of office odpoveď? Máme pre vás zopár tipov

Na kolegov, ktorí vás v čase vašej neprítomnosti zastupujú, by mali potom spadať len naozaj neodkladné záležitosti skôr prevádzkového charakteru. Ak sú pracovné činnosti a úlohy správne rozdelené, ľudia sú pre tento prípad zastupiteľní.

Musí to byť?

Než mená a kontakty na kolegov zaradíte do svojej automatickej odpovede, starostlivo zvážte, či reakcie na prijaté správy naozaj nepočkajú do vášho návratu. Pokiaľ zahltíte emailovú schránku spolupracovníkov požiadavky, ktoré by zniesli pokojne odklad, najskôr vám príliš nepoďakujú.

Keď rozhodnete, ktorý kolega či podriadený za vás prevezme akú agendu, každého o tom dostatočne informujte, zaistite mu napríklad prístupové heslá do systémov. Zároveň ho „varujte“ teda objasnite, aké úlohy je možné v čase vašej neprítomnosti očakávať. A tiež s kým ich môže prípadne konzultovať. Možno to budete vy, ale potom by mal byť váš kolega človekom, ktorý vám nebude volať s každou somarinou.

Výpočet ľudí, na ktorých je možné sa obracať, by tiež nemal vyzerať ako telefónny zoznam o dvadsiatich položkách. Najviac dvaja traja zástupcovia, u ktorých je stručne vypísaná agenda, ktorú za vás počas dovolenky riešia, by mali stačiť.

Odpoveď má informovať, ale môže tiež pobaviť

Automatická odpoveď v neprítomnosti by mala samozrejme obsahovať informáciu o tom, do kedy nie ste k dispozícii a kto za vás prípadne môže veci vybaviť. S podaním týchto údajov sa však môžete vyhrať. Do úvahy je potrebné vziať, aké typy ľudí vám najčastejšie píšu a čo váš vzájomný vzťah znesie. Najmä ak nie ste napríklad v kontakte s klientmi a chodia vám emaily hlavne od kolegov, môžete si dovoliť uvoľnenú odpoveď, pokiaľ teda u vás vo firme panuje uvoľnená atmosféra.

Dobrý deň,

je leto a ja som práve na zaslúženej dovolenke. Snáď mi to prajete a nebudete sa hnevať, ak na Váš email odpoviem až po 30. júli, kedy sa vraciam. Ak Vaša záležitosť neznesie odklad, obráťte sa prosím na kolegyňu xy, tá zatiaľ dovolenku nemá. 

Ďakujem za pochopenie

Táto odpoveď by mohla pripadať do úvahy pre poskytovateľov rôznych služieb:

Pekný deň,

tuším, že by ste potrebovali s niečím pomôcť, ale do 30. júla som mimo služby. Vaše prianie teda teraz nemôžem splniť, aj keď by som to rád/a urobil/a. Majte prosím strpenie alebo sa obráťte na kolegu/yni xy, ktorá toho času v službe je a pokúsi sa Vám pomôcť.

Ďakujem za pochopenie

Táto reakcia sa zase hodí pre zamestnancov u operátorov:   

Tu dú dú,

je nám ľúto, ale s požadovaným adresátom sa teraz nemožno spojiť. Je buď vypnutý alebo nedostupný. Opakujte prosím svoj email neskôr, ideálne po 30. júli, až sa vráti z dovolenky. Prípadne napíšte jeho kolegovi/yni xy.

Ďakujeme za pochopenie

A variant pre tých, ktorí to povedia na rovinu:

Pekný deň,

momentálne som na dovolenke. Keď sa vrátim, budem mať v schránke stovky emailov. Na rovinu - nebude v mojej moci ich všetky roztriediť, nieto ich prečítať alebo na ne odpovedať. Preto mi prosím pošlite Váš email znova po 30. júli, to už budem z dovolenky späť a šanca, že dostanete odpoveď, určite o dosť stúpne.

Ďakujem za pochopenie