Ako šéfovať na diaľku? Odborníci radia, ako sa starať o zamestnancov pracujúcich z domu

Zdroj: Getty Images

V niektorých spoločnostiach fungujú zamestnanci na home office už niekoľko mesiacov, mnohé z firiem sa rozhodli, že časť ich zamestnancov už takto bude pracovať aj v budúcnosti. Pre manažérov a nadriadených však ide o náročnú situáciu, ktorú musia zvládať. Ako riadiť ľudí pracujúcich z domu, ako ich správne manažovať, viesť a aj motivovať?

Keďže viacero firiem pokračuje v pôvodnom nariadení práce z domu a niektorí zamestnávatelia dokonca zaviedli permanentný home office, manažéri a nadriadení si uvedomujú, že si musia osvojiť nové praktiky a zručnosti, aby mohli efektívne riadiť svojich podriadených. Jednou z takýchto zručností je napríklad aj to, aby sa zamestnanci pracujúci z domu vedeli spojiť so svojimi kolegami.

Štúdie ukazujú, že dosiahnutie vzájomnej spolupráce je pre pozície vykonávané z domu oveľa náročnejšie. Pre zamestnancov je ťažké zdieľať informácie a taktiež je pre nich náročnejšie zisťovať informácie a pýtať sa na to, čo ich zaujíma. Zamestnanci pracujúci z domu často hovoria o sociálnej aj profesionálnej izolácii. A hoci sa firmy snažia zamestnancov prepájať virutálnymi obedmi či on-line teambuildingovými hrami, tie nedokážu nahradiť osobné, každodenné interakcie.

Takto situáciu riešia odborníci

Jedným z odborníkov na vedenie tímu ľudí pracujúcich z domu je Mark Strassman. Ten má takmer 20-ročné skúsenosti s riadením remote pracovníkov. Strassman pôsobí ako senior viceprezident a generálny riaditeľ spoločnosti LogMein, zaoberajúcej sa komunikačnými technológiami. Stojí na čele globálneho tímu 2 000 ľudí, z ktorých približne štvrtina pracovala z domu aj pred pandémiou. Spoločnosť LogMeIn sa rozhodla, že aj po skončení pandemických reštrikcií presunie majoritu pracovníkov na aspoň čiastočnú prácu z domu.

Ako hovorí Strassman, kľúčom je zapojiť zamestnancov do otvorených pracovných úloh. Takto sa totiž môže odstrániť sociálna izolácia, ktorá zamestnancov trápi a taktiež vzniká priestor na spontánne spolupráce a nápady. Je to niečo podobné, ako keď sa študenti začnú spolu učiť alebo keď sa dvaja priatelia rozhodnú spolu začať cvičiť.

Strassman prezráda tri jednoduché techniky, ktoré dokážu posilniť spájanie a spoluprácu medzi kolegami pracujúcimi z domu.

3 techniky, ktoré zlepšia spoluprácu remote zamestnancov

On-line porada
Strassman organizuje každý týždeň "kancelársku hodinku", na ktorú je pozvaný celý tím, všetkých dvetisíc členov. “Je naplánovaná v kalendári každý týždeň a trvá zhruba hodinu," vysvetľuje. Čas porady vždy mení, aby sa aj ľudia z iných časových pásiem mohli zúčastniť. Otázky, ktoré s ním chcú prediskutovať, môžu zaslať vopred. Ak žiadne témy nie sú, Strassman hovorí o tom, čo sa udialo za posledný týždeň a čo sa plánuje. Taktiež sa ľudí pýta na to, na čom pracujú a čo sa im podarilo; nie je stanovený presný harmongram, čo sa bude preberať. "Kancelárska hodinka" je účinný spôsob, ako môžu vznikať spontánne rozhovory, vďaka ktorým si budú kolegovia bližší.
Virtuálna kancelária
Strassman odporúča prostredníctvom video hovorov vytvoriť virtuálnu kanceláriu. Zamestnanci tak môžu pracovať v tíme ako pred tým, len ich spoločná kancelária sa zmení na virtuálnu. Je to technologicky nenáročné a stačí si len dohodnúť čas takejto spolupráce.

Strassman odporúča, aby si prácu vo virtuálnej kancelárii zamestnanci skúšali zo začiatku aspoň 30 minút až hodinu denne - platí to pre tých, ktorí takto predtým ešte nefungovali. Jeho kolegovia sa postupne prepracovali do štádia, že formou video hovorov fungovali aj polovicu ich pracovného dňa. "Mať okolo seba ľudí pomáha viac sa sústrediť," vysvetľuje.
V súvislosti s video hovormi radí nastaviť si pravidlá. Ľudia v jeho tíme napríklad môžu v prípade potreby vypnúť svoje video, aby si odskočili alebo sa najedli - na týchto pravidlách sa dohodli vopred.

Zamestnanci počas práce nemajú vypnuté mikrofóny, takže čokoľvek ich zaujíma, môžu sa na to hneď opýtať svojich kolegov a získať okamžitú odpoveď - ako keby boli v kancelárii. Ak potrebujú prebrať niečo komplikovanejšie, prípadne potrebujú priestor na detailný rozhovor, môžu využiť samostatný videokonferečný link, aby nerušili ostatných kolegov.

Strassman hovorí, že jeho zamestnanci zvyčajne strávia viac než 90% času vo virtuálnej kancelárii potichu. Virtuálna kanelária ľuďom umožňuje sústrediť sa na ich prácu, zároveň však vnímajú, že nie sú sami (odpadá pocit sociálnej izolácie) a zároveň majú možnosť komunikovať s kolegami, pýtať sa na to, čo potrebujú k práci a vytvára sa tak priestor na spontánne prepájanie.
Zamestnanci na firemnej obrazovke
Vo firmách, v ktorých pracuje časť zamestnancov v kancelárii a časť z domu, sa snažili kolegov prepojiť prostredníctvom obrazovky. Tá bola nainštalovaná vo firme a počas pracovnej doby snímala život vo firme. Ktokoľvek z ľudí pracujúcich z domu chcel vidieť svojich kolegov, sa mohol pripojiť a takto jednoucho ich "navštíviť".

Zamestnávatelia väčšinou nainštalujú veľkú obrazovku do hlavnej časti firmy, kde je najväčší počet zamestnancov. Nezvyčajnou nie je ani obrazovka v kuchynke alebo v oddychovej miestnosti, kde si môžu kolegovia pohovoriť počas prestávok. Obrazovka v open space kancelárii zas zabezpečí prepojenie počas celého pracovného dňa.

Vysielanie z kancelárie umožňuje ľudom pracujúcim z domu byť aspoň virutálne prítomnými vo firme, vidia, čo sa práve deje, cítia, že sú stále jej súčasťou a neunikajú im dôležité momenty či udalosti. Strassman tvrdí, že to posilňuje spoluprácu a kolegovia tak môžu bez problémov komunikovať, priamo osloviť svojich kolegov, čo by inak museli urobiť cez telefonát alebo video hovor.

Veľmi dôležité pri uplatňovaní tejto techniky je dohodnúť sa, či zamestnanci súhlasia s live videom z firmy, v ktorej časti kancelárie budú obrazovky umiestnené a ako dlho bude kamera snímať dianie vo firme.