Protokol emailovej komunikácie. Ukážte, že ste profesionál!

Aj zasielanie emailov má svoje pravidlá. Zdroj: thinkstock.com

Na každom pracovisku platí emailová etiketa a zásady odosielania emailov. Aj keď ide o intuitívny úkon, zásadné pravidlo pri písaní emailov platí, aby ste si ho skontrolovali.

Výskumy ukázali, že americkí zamestnanci strávia v priemere štvrtinu svojho denného času odosielaním a čítaním emailov. Napriek tomu, že odoslanie emailov vykonáva každý človek intuitívne a bez predchádzajúceho štúdia emailovej komunikácie, zistilo sa, že stále veľa zamestnancov robí základné chyby, ktoré poškodzujú ich profesionálnu dráhu. Bežne sa napríklad stáva, že email je napísaný v rýchlosti a neskontrolujete si jeho obsah.

Presné pravidlá má napríklad aj emailová komunikácia s rôznymi kultúrami. Japonci, Arabi a Číňania pred spoluprácou alebo uzavretím obchodu radi spoznajú človeka. Preto pri písaní emailu s nimi môžete byť viac osobní. Na druhej strane, napríklad takí Nemci, Američania alebo Škandinávci chcú čo najrýchlejšiu a bezproblémovú komunikáciu. Jednoducho, nestrácajú čas.

10 základných zásad pri písaní emailov:

Predmet emailu musí byť stručný, jasný a výstižný
Príjemca emailu sa väčšinou rozhoduje v rýchlosti, či otvorí predmet emailu ihneď alebo neskôr. Ak potrebujete, aby vám čo najkratšom čase odpovedal, do predmetu emailu uvádzajte maximálne štvorslovný názov. Ten by mal zodpovedať obsahu emailu. Napríklad: Zmena miesta stretnutia, Návrh na spoluprácu, Odkaz na prezentáciu, atď.
Používajte iba profesionálnu emailovú adresu
Rozlišujte, či zasielate pracovný alebo súkromný email. Ak aj váš firemný email pozostáva z vášho mena a priezviska, tak aj váš súkromný email by mal by mal byť vytvorený z vášho mena, ktorým vás rýchlejšie identifikujú. Vyhýbajte sa infantilným emailovým názvom alebo názvu emailu zostaveného z mena a roku narodenia.
Pozor na to, či neodpovedáte všetkým namiesto jedného príjemcu
Môže sa vám ľahko stať, že si nevšimnete, že prijatý email bol adresovaný aj ďalším prijímateľom a tak namiesto odpovedať jednému dáte odpovedať všetkým. Dávajte si pozor, či obsah vášho emailu majú čítať všetci alebo iba odosielateľ emailu.
Používajte profesionálne oslovenie
Každý email by mal začínať pozdravom. Pri oslovení uveďte meno prijímateľa, čím mu dáte najavo, že si ho vážite.
Vyhýbajte sa používaniu výkričníkov
Pokiaľ to nie je potrebné a nutné, vyhýbajte sa písaniu výkričníkov v emailovej komunikácii. Keďže recipient nepočuje tón vášho hlasu, váš text by si mohol nesprávne interpretovať.

Galéria fotiek (2) Zdroj: thinkstock.com
Pozor na tón vyjadrovania
Aj keď sa hovorí, že s humorom ide všetko ľahšie, v emailovej komunikácii môže vyznievať nevhodne. Čo je vtipné a zábavné pre vás, nemusí byť pre druhú osobu.
Berte do úvahy, že ľudia rôznych kultúr majú odlišné spôsoby komunikácie
Ak zasielate pracovný email ľuďom z rôznych krajín, pamätajte si, že každá kultúra má iné spôsoby a zvyky. Platí to aj v emailovej komunikácii. Japonci, Arabi a Číňania radi najprv spoznajú človeka, s ktorým majú začať obchodovať. Preto pri komunikácii s nimi môžete byť pri písaní emailu viac osobní. Na druhej strane, napríklad takí Nemci, Američania alebo Škandinávci sa nestrácajú čas a vyjadrujú sa stručne a výstižne.
Pokúste sa odpovedať na každý email, ktorý dostanete
Aj keď je ťažké odpovedať na každý jeden prijatý email, mali by ste sa o to pokúsiť, napriek tomu, že odosielateľ nečaká vašu odpoveď. Je to znak dobrej emailovej etikety.
Skontrolujte si email po sebe
Môžete byť profesionál vo svojej sfére, ale za vaše chyby v texte vás nikto neospravedlní. Pred každým odoslaním emailu si preto skontrolujte obsah emailu.
Nezabudnite na pridanie správnej emailovej adresy
Pri hromadnom odosielaní emailov sa vám môže ľahko stať, že z nepozornosti odošlete email podobnému príjemcovi, než ste zamýšľali. Okrem kontroly textu si pred samotným odoslaním skontrolujte aj jeho príjemcu.