Na každom pracovisku platí emailová etiketa a zásady odosielania emailov. Aj keď ide o intuitívny úkon, zásadné pravidlo pri písaní emailov platí, aby ste si ho skontrolovali.
Výskumy ukázali, že americkí zamestnanci strávia v priemere štvrtinu svojho denného času odosielaním a čítaním emailov. Napriek tomu, že odoslanie emailov vykonáva každý človek intuitívne a bez predchádzajúceho štúdia emailovej komunikácie, zistilo sa, že stále veľa zamestnancov robí základné chyby, ktoré poškodzujú ich profesionálnu dráhu. Bežne sa napríklad stáva, že email je napísaný v rýchlosti a neskontrolujete si jeho obsah.
Presné pravidlá má napríklad aj emailová komunikácia s rôznymi kultúrami. Japonci, Arabi a Číňania pred spoluprácou alebo uzavretím obchodu radi spoznajú človeka. Preto pri písaní emailu s nimi môžete byť viac osobní. Na druhej strane, napríklad takí Nemci, Američania alebo Škandinávci chcú čo najrýchlejšiu a bezproblémovú komunikáciu. Jednoducho, nestrácajú čas.
10 základných zásad pri písaní emailov:
- Predmet emailu musí byť stručný, jasný a výstižný
Príjemca emailu sa väčšinou rozhoduje v rýchlosti, či otvorí predmet emailu ihneď alebo neskôr. Ak potrebujete, aby vám čo najkratšom čase odpovedal, do predmetu emailu uvádzajte maximálne štvorslovný názov. Ten by mal zodpovedať obsahu emailu. Napríklad: Zmena miesta stretnutia, Návrh na spoluprácu, Odkaz na prezentáciu, atď.
- Používajte iba profesionálnu emailovú adresu
Rozlišujte, či zasielate pracovný alebo súkromný email. Ak aj váš firemný email pozostáva z vášho mena a priezviska, tak aj váš súkromný email by mal by mal byť vytvorený z vášho mena, ktorým vás rýchlejšie identifikujú. Vyhýbajte sa infantilným emailovým názvom alebo názvu emailu zostaveného z mena a roku narodenia.
- Pozor na to, či neodpovedáte všetkým namiesto jedného príjemcu
Môže sa vám ľahko stať, že si nevšimnete, že prijatý email bol adresovaný aj ďalším prijímateľom a tak namiesto odpovedať jednému dáte odpovedať všetkým. Dávajte si pozor, či obsah vášho emailu majú čítať všetci alebo iba odosielateľ emailu.
- Používajte profesionálne oslovenie
Každý email by mal začínať pozdravom. Pri oslovení uveďte meno prijímateľa, čím mu dáte najavo, že si ho vážite.
- Vyhýbajte sa používaniu výkričníkov
Pokiaľ to nie je potrebné a nutné, vyhýbajte sa písaniu výkričníkov v emailovej komunikácii. Keďže recipient nepočuje tón vášho hlasu, váš text by si mohol nesprávne interpretovať.
(Zdroj: thinkstock.com)
- Pozor na tón vyjadrovania
Aj keď sa hovorí, že s humorom ide všetko ľahšie, v emailovej komunikácii môže vyznievať nevhodne. Čo je vtipné a zábavné pre vás, nemusí byť pre druhú osobu.
- Berte do úvahy, že ľudia rôznych kultúr majú odlišné spôsoby komunikácie
Ak zasielate pracovný email ľuďom z rôznych krajín, pamätajte si, že každá kultúra má iné spôsoby a zvyky. Platí to aj v emailovej komunikácii. Japonci, Arabi a Číňania radi najprv spoznajú človeka, s ktorým majú začať obchodovať. Preto pri komunikácii s nimi môžete byť pri písaní emailu viac osobní. Na druhej strane, napríklad takí Nemci, Američania alebo Škandinávci sa nestrácajú čas a vyjadrujú sa stručne a výstižne.
- Pokúste sa odpovedať na každý email, ktorý dostanete
Aj keď je ťažké odpovedať na každý jeden prijatý email, mali by ste sa o to pokúsiť, napriek tomu, že odosielateľ nečaká vašu odpoveď. Je to znak dobrej emailovej etikety.
- Skontrolujte si email po sebe
Môžete byť profesionál vo svojej sfére, ale za vaše chyby v texte vás nikto neospravedlní. Pred každým odoslaním emailu si preto skontrolujte obsah emailu.
- Nezabudnite na pridanie správnej emailovej adresy
Pri hromadnom odosielaní emailov sa vám môže ľahko stať, že z nepozornosti odošlete email podobnému príjemcovi, než ste zamýšľali. Okrem kontroly textu si pred samotným odoslaním skontrolujte aj jeho príjemcu.
