Zavádzate na HR oddelení digitálne riešenia? Inšpirujte sa známymi slovenskými a zahraničnými firmam

Zdroj: ilustračné foto

Digitálne inovácie už niekoľko rokov menia personálne oddelenia firiem u nás, aj v okolitých krajinách. Ako tento proces uchopili známe slovenské a tunajšie pobočky zahraničných firiem? S akými situáciami sa museli popasovať a čo im zavedenie zmien prinieslo? 

Na trhu nájdete širokú ponuku softvérov, ktoré zefektívňujú nábor. Funkcie, ktoré ponúkajú, sa však výrazne líšia.  Mohutné systémy sú nabité funkciami, ktoré možno nikdy nevyužijete, iným zase môžu chýbať tie kľúčové pre váš tím. Čo klient, to iná výzva. Dizajnéri slovenského náborového softvéru Nalgoo ATS si rôznorodosť svojich klientov uvedomujú a preto sa snažia motivovať ich potrebami pri vývoji funkcií tak, aby spĺňali ich želané ciele. Inšpirujte sa, ako spoločne s klientmi uchopili aktuálny „problém“, nastavili vhodné riešenie a ako ovplyvnilo ich každodennú prácu. 

DEDOLES POTREBOVAL ZMANAŽOVAŤ NÁPOR KANDIDÁTOV

Rýchlo rastúca spoločnosť Dedoles chcela navýšiť počet zamestnancov viac ako dvojnásobne, na cca 1 000. Mala desiatky otvorených pozícií. Takýto rozmach predstavuje zaiste nápor na HR oddelenie. „Firma rastie a s ňou aj potreba nových posíl. Každý deň nám prichádza veľké množstvo reakcií a životopisov. A s celým výberovým procesom až po onboarding zamestnanca je spojených veľa úkonov a procesov, ktoré treba mať dobre zmanažované. V tomto smere nám pomáhajú predovšetkým dva nástroje - projektový systém Asana a Nalgoo, ktorý využívame práve na fázu náboru,“ prezradil Kamil Reľovský, HR riaditeľ spoločnosti Dedoles. 

Rýchla komunikácia aj štatistiky

Digitalizácia náborových procesov im priniesla prehľad o každom kroku, ktorý sa deje s uchádzačom. Zároveň si vedia v rámci tímu efektívne zdieľať potrebné informácie. „Nalgoo dokáže šikovne prepojiť reakcie na rôzne druhy pozícií, a tak vidíme celú históriu reakcií kandidáta. Taktiež nám umožňuje priradiť kandidáta na akúkoľvek inú pozíciu, trackovať si jednotlivé kroky výberového procesu – od prescreeningu až po ponuku,“ dodáva HR riaditeľ. „Radi využívame aj možnosť vlastných personalizovaných šablón, ktoré nám pomáhajú urýchliť komunikáciu s uchádzačmi. Na druhej strane nám umožňuje robiť operatívne aj strategické rozhodnutia vďaka nástroju tvorenia štatistík a rôznych reportov z už existujúcich dát.“ 

Aj napriek koronakríze zaznamenali prudký vzostup, a to v mnohých oblastiach. Podľa Kamila Reľovského si tento rast vyžaduje neustály rozvoj procesov, nasadenie pokročilejších IT systémov, automatizácie do skladu a schopnosť vedieť sa rýchlo adaptovať na neustále zmeny. Riadiť firmu s takmer 500 zamestnancami je iné ako riadiť firmu s 30-timi. 

Ak vás príbeh Dedolesu zaujal, prečítajte si viac o ich náborových procesoch

Zavádzate na HR oddelení digitálne Galéria fotiek (2) Zdroj: ilustračné foto

HLAVNÉ MESTO BRATISLAVA: DIGITALIZÁCIOU CHCE ZJEDNODUŠIŤ ŽIVOT OBČANOV

Digitalizujú sa aj viaceré oddelenia hlavného mesta. Zriadilo inovačný tím a mestské laboratórium, ktoré prináša efektívne digitálne riešenia – niet divu, že úrad sa stáva atraktívnym pracoviskom aj pre mladých ľudí. Pravidelne zverejňuje informácie pre občanov. Prostredníctvom viacerých projektov plánuje ďalší posun k väčšej informovanosti občanov a k zjednodušeniu ich každodenného života na oddelení digitálnych služieb mesta. HR oddelenie využíva na hiring moderné digitálne technológie. „Riešime digitalizáciu všetkých HR procesov. Našou lastovičkou je nábor, kde úspešne využívame smart aplikáciu Nalgoo – máme lepší prehľad o kandidátoch, zjednodušila sa nám komunikácia a v neposlednom rade šetríme životné prostredie, keďže sme nahradili zasielane CVs poštou elektronicky priamo cez aplikáciu. Digitalizovali sme ročné hodnotenia a obnovovanie zmlúv,“ tvrdí Martina Rothová, vedúca oddelenia ľudských zdrojov pre Hlavné mesto SR. Celý rozhovor si môžete prečítať tu.

SPOLOČNOSŤ GENERALI ZVOLILA CIELENEJŠÍ RECRUITMENT, MODERNIZÁCIA ZASIAHLA AJ OBCHODNÚ SIEŤ 

Generali poisťovňa patrí medzi lídrov v oblasti digitalizácie a automatizácie. K digitálnym systémom a aplikáciám, ktoré jej manažéri využívajú, tak pred pár mesiacmi pribudla aj aplikácia na manažovanie náboru Nalgoo. Pre veľký úspech v centrále ju prevzala aj vlastná obchodná sieť spoločnosti (VOS) na Slovensku a v Českej republike. Náborový proces v nej je takmer plne digitalizovaný. 

Chceli relevantných kandidátov

Pôvodne nemala spoločnosť Generali jednotný systém evidencie kandidátov. Každý si ju viedol individuálne. „Manažéri si vytvárali vlastnú databázu. Niekto fungoval napríklad na diároch, iný si viedol Excel tabuľky, papieriky alebo si písal poznámky na životopisy v šanóne a súbežne vypĺňal Excel tabuľku, ktorá bola sumarizačná pre celú VOS, aby malo aj vedenie prehľad o náborových aktivitách,“ popisuje predchádzajúce fungovanie regionálny riaditeľ, Matej Kormanec. Zmeny v koordinácii náborového procesu sa začali zavádzať v roku 2017. „Rozbiehali sme projekt, ktorý by nám pomohol robiť nábor viac cielene,“ spomína si Matej.  Zhruba 5 rokov dozadu prijali veľké množstvo kandidátov, ktorí sa však po čase ukázali byť nerelevantní. „Chceli sme členov tímu so skúsenosťou, ktorých vieme lepšie zadaptovať, vyškoliť a následne tak môžu priniesť aj lepšie výsledky do firmy.“

Systém aj pre ďalšiu divíziu

Spočiatku využívalo systém Nalgoo len HR oddelenie spoločnosti Generali. Na základe výsledkov, ktoré priniesol, sa vedenie rozhodlo rozšíriť ho aj na VOS nielen na Slovensku, ale neskôr aj v Českej Republike. „Naším cieľom bolo získať systém, vďaka ktorému budeme schopní náborové aktivity nastavovať, vyhodnocovať, kvantifikovať a dáta uchovávať v časových horizontoch a cez našu obchodnú štruktúru,“ tvrdí Jozef Čabala, regionálny riaditeľ Nitrianskeho regiónu Generali a projektový manažér biznis projektov. 

20 hodín mesačne k dobru

V súvislosti s rozširovaním vlastnej obchodnej siete bolo Nalgoo veľmi nápomocné pri nábore a manažovaní kandidátov. „Vďaka Nalgoo viem svoj nábor riadiť oveľa lepšie. Mám prehľad o tom, s koľkými kandidátmi jednám, nedohadujem zbytočné stretnutia a riešim relevantných záujemcov,“ pochvaľuje si Matej, ktorý predtým pôsobil ako riaditeľ obchodného tímu. „Vediem teraz nábor oveľa rezkejšie, mám lepší prehľad, viem, s kým mám pracovať. Nemusím svoje aktivity nikomu reportovať, pretože moji nadriadení ich v systéme vidia. Nie je potrebné tak mať každý týždeň meetingy. Vnímam aj úsporu času. Z hľadiska efektívnosti a spätnej väzby sú to určite aj 2 - 3 hodiny týždenne, mesačne cca 12 hodín. Vďaka tomu, že sa proces zjednodušil a viem si ho riadiť sám cez aplikáciu, ušetrím mesačne možno aj 20 - 30 hodín.“

Prečítajte si viac o tom, ako Generali po veľkom úspechu na centrále digitalizovala nábor aj vo vlastnej obchodnej sieti. 

STILL CZ ZAVIEDOL ONLINE POHOVORY AJ MÍTINGY

Spoločnosť STILL patrí medzi najinovatívnejších komplexných dodávateľov vysokozdvižných vidlicových vozíkov, ťahačov, najmodernejšej skladovej techniky a súvisiacich služieb. Táto inovatívnosť sa prejavuje aj na HR oddelení spoločnosti. Pod vedením HR Špecialistiek sa pohovory s kandidátmi presunuli do online prostredia. Na ich kvalite to však neubralo. „Digitalizujeme akékoľvek dokumenty z oblasti HR, onboarding nových zamestnancov, zaviedli sme online mítingy, online workshopy, využívame zdieľané platformy,“ popisuje zmeny jedna z nich, Tereza Vrábelová. 

Učili sa personalisti, aj kandidáti

Ako hovorí Ivana Majerová, HR Manažér STILL CZ a STILL SK, spočiatku to bol veľký nezvyk. „Museli sme zdokonaliť kvalitu pripojenia a prenosu dát, riešili sme vhodné prostredia online priestoru, museli sme vydať aj pravidlá online mítingov.“ Zmena sa zásadne dotkla aj náborového procesu. „Učili sme sa my i kandidáti. Aj keď kandidáti boli spočiatku mnohokrát lepšie vybavení, respektíve disponovali väčšími skúsenosťami s online mítingami než naši klasickí personalisti, všetko sme úspešne nastavili, vyladili a pohovory prebiehali i touto formou,“ vyjadrila sa Ivana Majerová. Pre druhé kolo výberového konania, respektíve pre všetky kolá výberových konaní na pozície špecifické odborné, napríklad servisný technik, kde je potrebné zložiť test i praktickú skúšku, volili osobné stretnutie. 

Prepojené s personálnymi agentúrami

Pri nábore využíva firma smart systém Nalgoo ATS. „Všetky kroky náborového procesu sú pod jednou strechou a hneď prístupné, od prijatia životopisu až po uzatvorenie pozície. Systém v plnej miere nahradil dovtedy zaužívanú individuálnu evidenciu kandidátov,“ uvádza HR Špecialistka spoločnosti STILL. Tereza Vrábelová zase oceňuje, že „komunikácia medzi HR oddelením a manažérom, ktorý vedie výberové konanie, je jednoduchá a efektívna, čo sa týka zanechania poznámok a posúvania kandidáta. Oceňujem tiež vizuálne veľmi pokročilý systém, ktorý roztrieďuje kandidátov podľa jednotlivých personálnych agentúr, s ktorými spolupracujeme. Všetky otvorené pracovné pozície pripisujeme personálnym agentúram, ktoré máme uvedené v Nalgoo – výberové konanie je automaticky evidované na ich internom Nalgoo účte.“ 

Ak vás case study zaujala, celú si ju môžete prečítať tu.

ZAMESTNANCI UNIONU SI MÔŽU VYBRAŤ NOVÝCH KOLEGOV CEZ DIGITÁLNY REFERRAL PROGRAM

Union tvoria 2 sesterské spoločnosti, a to komerčná poisťovňa a zdravotná poisťovňa. Ich zamestnanci sa podieľajú na výbere svojich kolegov tak, že ich na konkrétnu pozíciu odporučia. Ukázalo sa, že tento odvážny krok sa po pár rokoch fungovania „referral“ programu spoločnosti osvedčil. „Stále sa znižujúca nezamestnanosť v Bratislave nás podnietila k tomu, aby sme sa na situáciu pozreli inak. Kládli sme si otázku, čo chcú naši zamestnanci. Či chcú pracovať s ľuďmi, ktorí im sedia, poznajú ich, dokonca v ideálnom prípade s kamarátmi,“ vysvetľuje Miroslava Šugová z Unionu dôvody, prečo siahli po tejto metóde. „Zároveň ako zamestnávateľ veríme ľuďom a poskytujeme im priestor realizovať sa. Chceme, aby sa tu cítili dobre a preto dávame aj na ich názor, kto sa ku nám hodí. Práve z toho dôvodu ich vyzývame, aby povedali svojim známym, že v Unione je dobre. To je podstata nášho ‚referralu’,“ tvrdí konzultantka. Vzťahuje sa na každú jednu pozíciu bez ohľadu na to, či ide o administratívnu prácu alebo manažérsku pozíciu. 

Stačí zdieľať link

Zamestnancov v Unione motivuje k odporúčaniu nových kolegov jednak finančná odmena a tiež fakt, že budú pracovať s niekým, koho poznajú a za koho sa vedia zaručiť. Pointou „referral hiringu“ je, že váš súčasný zamestnanec odporučí vhodného kandidáta z odboru. Tradičné ústne podanie však v Unione vymenili za rafinovaný digitálny systém náboru kandidátov Nalgoo ATS. „Dokážeme vygenerovať 1 špecifický link - odkaz na naše interné stránky, kde sú voľné pozície zverejnené. Ak náš zamestnanec niekoho vhodného pozná, odkaz jednoducho prepošle kamarátovi alebo kamarátke. Keď sa tento človek prihlási pod zdieľaným odkazom na pozíciu, automaticky sa v našom systéme označí ako odporúčaný. Dokonca vieme odsledovať, že je odporúčaným kandidátom od konkrétneho zamestnanca,“ pokračuje Miroslava. Legislatívna požiadavka na GDPR je v systéme jednoducho ošetrená. 

Význam programu rastie

Popri „referral hiringu“ inzeruje spoločnosť pracovné ponuky aj na mnohých profesijných portáloch. „Z pohľadu počtu kandidátov aj z pohľadu úspešnosti, teda koľkí z nich reálne nastúpia na danú pozíciu, sú pracovné portály silnejšie ako ‚employee referral’.“ „Referral“ je však druhým najsilnejším zdrojom po profesijnom portáli, odkiaľ spoločnosť získava zamestnancov. „Môžem povedať, že sa nám niekoľkonásobne osvedčilo zavedenie ‚referralu’, pretože fluktuácia takýchto ľudí je veľmi nízka. Jednoducho sú lojálnejší, pretože dostali informáciu o novom zamestnávateľovi aj z iných zdrojov,“ dopĺňa Šugová.

Prečítajte si viac o employee referrale v Unione

Efektívna správa a digitalizácia HR procesov

Veľká firma s globálnym HR oddelením potrebuje náborový systém s inými funkcionalitami ako rastúci start up. Nalgoo ATS je vhodný pre firmu, ktorá ocení flexibilné riešenia, efektívnu správu a digitalizáciu tých najdôležitejších HR procesov. Poskytuje množstvo dát pre lepšiu analytiku, stopercentne ich chráni, ponúka nástroje online, umožňuje inzerovať z jedného miesta kdekoľvek a kedykoľvek, šetrí firme čas a peniaze na screening kandidátov, selektívne ich triedi a zoraďuje a pomáha budovať vlastnú databázu kandidátov. 

Adriana Hergott

 
Staršie správy