Spätná väzba v zamestnaní: Prečo je dôležitá a ako ju správne podávať

Spätná väzba je jedným z najdôležitejších nástrojov na zlepšovanie výkonu zamestnancov, no napriek tomu ju často odkladáme alebo prehliadame. Či už nás brzdia obavy pred nepríjemným rozhovorom, alebo nedostatok času, veľakrát si neuvedomujeme jej obrovský prínos pre našu prácu. Konštruktívna spätná väzba je kľúčom k zlepšeniu spolupráce, efektivity a spokojnosti na pracovisku.

Ako postupovať pri spätnej väzbe?

Spätná väzba má svoje pravidlá, na ktoré by ste mali myslieť:

Popis situácie: Čo sa konkrétne stalo?
Dopad problému: Aké dôsledky mala daná situácia?
Návrh riešenia: Čo je potrebné spraviť, aby sa to už nezopakovalo? Nechajte druhých prevziať zodpovednosť, za ich činy.

Prečo spätnú väzbu neadresovať na osobu?

Zamerajte sa výhradne na hodnotenie činnosti, no nikdy nehodnoťte človeka. To, že sa niekomu niečo nepodarilo, alebo zabudol na dôležitý termín z neho nerobí zlého zamestnanca. Osobný útok vo forme výčitiek majú tendenciu zamestnanci brať osobne, pričom sa zapne ich okamžitý obranný mechanizmus. Vás tak čaká príval výhovoriek a neriadených argumentov. Ak však budete poukazovať na konkrétnu situáciu, budú oveľa otvorenejší a ochotnejší nájsť spoločné riešenie. Tým pádom dosiahnete, že sa problém už nezopakuje, a to bez zbytočného kriku, negatívnych emócií a naštrbenia dobrých medziľudských vzťahov.

Aké dôsledky ma odkladanie spätnej väzby?

Poznáte ten pocit, ak vás kolega nahnevá a vo vás to poriadne vrie. Racionálne vyhodnotíte, že mu v návale zlosti radšej nič hneď nepoviete. Odložíte rozhovor na zajtra, ale nejako sa vám do toho stále nechce. Po víkende ste skutočne odhodlaný zasiahnuť a vyjadriť svoj postoj, ale opäť vám niečo do toho príde. Zrazu prešiel od incidentu týždeň, mesiac a vy si už len nad tým kývnete. Takýmto postojom riskujete, že odkladanie spätnej väzby bude mať za následok:

Hromadenie negatívnej energie- Buchnú vám jedného dňa nervy v tej najnevhodnejšej situácii. Keď sme pod vplyvom emócii, mozog nám nefunguje racionálne. Možno vypustíte paru, ale reálne nevyriešite nič.
Normalizujete odchýlku- Ak budete mlčať, pravdepodobne sa situácia opäť zopakuje a vy budete opäť čeliť možno tomu istému problému, a to z jednoduchého dôvodu. Váš kolega si proste neuvedomuje svoju chybu, lebo ste ho na ňu včas neupozornili. Vaša miera tolerancie narastá, druhá strana tak posúva hranice stále ďalej a skúša kam až môže zájsť. Mlčaním sa celý konflikt oddiali a zbytočne vyostrí.

Kedy je žiadúce spätnú väzbu odložiť?

Ideálne je ako už bolo naznačené reagovať na spätnú väzbu okamžite. Ale, čo ak by vám kolega zabudol povedať o dôležitom termíne a spomenul by si na to deň pred deadlinom? V takom prípade, je priam nevyhnutné zabudnúť na okamžitú spätnú väzbu a počkať kým vychladnete. Choďte sa prejsť, dajte si kávu alebo sa na to jednoducho vyspite. V opačnom prípade riskujete zbytočný nával emócií a hnevu, ktoré vašu situáciu zaručene nezmenia k lepšiemu. Ak chcete, aby mala spätná väzba význam, zbytočne ju dlhšie neodkladajte a vyjadrite sa najneskôr na druhý deň.