Zabudli ste odpovedať na dôležitý e-mail? Tu je návod, ako sa ospravedlniť a čo napísať

Nahromadené pracovné úlohy, zmätok v súkromnom živote a stará dobrá zábudlivosť môžu mať za následok oneskorenú odpoveď na dôležitú e-mailovú správu. Aby bolo odpísanie na zabudnutú správu konečne o niečo jednoduchšie, pripravili sme niekoľko tipov a príkladov e-mailov, ktoré zachránia vašu profesionálnu reputáciu a pomôžu vášmu príjemcovi lepšie pochopiť vašu oneskorenú reakciu.

Každý z nás – alebo takmer každý – mal v určitom okamihu aspoň jeden e-mail, na ktorý potreboval čo najskôr odpovedať – včera, pred týždňom, dokonca pred mesiacom. Stále zabúdame na niektoré správy. Spomenieme si na ne večer, pred spaním a len si sľúbime, že zajtra ráno na takéto správy okamžite odpovieme. A ráno to už nerobíme.

A tak plynie čas... Než sa nazdáme, stojíme pred situáciou, v ktorej sa takmer hanbíme odpovedať. Nie je jednoduchšie predstierať, že správa skončila v spamovej schránke? Nie je.

Ako sa ospravedlniť za neskorú odpoveď na e-mail

Keď sa rozhodnete skutočne odpovedať na ignorovanú správu (a to by ste mali), mali by ste dodržať tri základné kroky.

Priznajte si chybu a ospravedlňte sa za meškanie

Aj keď môže byť lákavé ignorovať skutočnosť, že už uplynuli dva týždne, odkedy ste mali niekomu zavolať a okamžite odpovedať, vy aj váš príjemca viete, že meškáte. Dajte jasne najavo, že ste s odpoveďou meškáte a povedzte, že je vám to ľúto. Pomôže vám to udržať si reputáciu a vzťahy a príjemcovi dáte vedieť, že považujete za dôležité odpovedať na jeho správu.

Zvážte, či by ste mali uviesť dôvody meškania

Napríklad, ak bola správa pre vás obzvlášť dôležitá a chceli ste si nájsť čas na premyslenú odpoveď. Ak sa rozhodnete uviesť dôvod, nemusíte vysvetľovať podrobnosti. Nechajte túto časť odpovede stručnú. A nemusíte vysvetľovať viac, než čo vám vyhovuje. Takže vynechanie dôvodu a uvedenie „osobnej situácie“ sú platné voľby.

Odpovedzte na pôvodnú žiadosť alebo otázku a/alebo ju aktualizujte, ak sa situácia zmenila

Ukážte osobe, ktorá vás oslovila, že vám na nej záleží tým, že urobíte maximum, aby ste jej poskytli informácie alebo pomoc, o ktorú požiadali, aj keď je už trochu neskoro. Ak ich e-mail už nie je relevantný, vysvetlite prečo a ak je to možné, ponúknite im pomoc iným spôsobom.

Príklady odpovedí, ktoré môžete odoslať, keď sa vaša odpoveď oneskorí

Tu je niekoľko príkladov odpovedí v bežných situáciách, ktoré vám môžu pomôcť pri písaní vlastných odpovedí na „zabudnuté“ správy.

Príklad odpovede na „priateľské“ správy, ktoré si technicky nevyžadujú odpoveď

S odpovedaním na takéto e-maily je naozaj ľahké otáľať, keďže vaše každodenné povinnosti majú zvyčajne prednosť. Je však lepšie poslať odpoveď neskoro, ako neposlať vôbec. Len sa uistite, že sa úprimne ospravedlníte a ukážete, že napriek oneskoreniu v odpovedi sa zaujímate o život toho druhého.

Ahoj Anna,

Veľmi pekne vám ďakujem za vašu správu minulý mesiac! Áno, pre náš tím je veľmi vzrušujúce, že sme dostali nového klienta. Odkedy sa to stalo, je to pre nás čisté šialenstvo a to je dôvod, prečo tak neskoro odpovedám na váš e-mail. (Ospravedlňujem sa!) Videl som, že aj vaša spoločnosť nedávno oznámila, že spúšťa nový marketingový projekt.

To je skvelé, gratulujem! Ako sa máte?

Ešte raz ďakujem a dúfam, že sa čoskoro uvidíme na ďalšej konferencii.

S pozdravom,

Príklad odpovede na správu, v ktorej sa od vás niečo požadovalo

Niekedy vás niekto požiada o pomoc alebo informácie a vy zabudnete odpovedať (alebo to odložíte, pretože nikdy nie je ten správny čas). Môžete sa za to cítiť previnilo, ale môžete to napraviť tým, že potom danej osobe ponúknete pomoc, ak je to možné.

Milý Jozef,

Minulý mesiac ste sa ma pýtali, či nepoznám niekoho, kto pracoval v agentúre XXXX, ospravedlňujem sa, že som neodpovedal skôr! Potrebujete ešte kontakt na agentúru? Len som prešiel svoje kontakty a našiel som pár ľudí, ktorí by mohli pomôcť. Dajte mi vedieť, ak chcete, aby som vás s nimi spojil.

Ak pre vás môžem ešte niečo urobiť, spýtajte sa. Sľubujem, že nabudúce sa pokúsim byť rýchlejší!

S pozdravom,

Príklad odpovede oznamujúcej zlé správy

Je neuveriteľne ľahké oddialiť odpoveď, v ktorej musíte niekomu oznámiť zlé správy. A nájdite si milión dôvodov, prečo čakať ďalší deň alebo týždeň. Nakoniec však aj tak musíte konať a odpovedať.

Milá Mariana,

Dúfam, že sa máš dobre a že tvoj posledný semester na vysokej škole sa začal skvele. Úprimne sa ospravedlňujem, že som ťa nekontaktoval skôr ohľadom potenciálnej stáže.

Žiaľ, zvážili sme rozpočet a zistili sme, že tento rok nemáme priestor na stážistu. Vzhľadom na váš talent a motiváciu mi však bude potešením porozprávať sa s niektorými mojimi známymi v iných fintech spoločnostiach, ktorí možno hľadajú stážistu. Dajte mi vedieť, ak máte o takúto možnosť záujem.

S pozdravom,

Príklad všeobecnej neskorej odpovede

Pre všetky ostatné správy, na ktoré neskoro odpovedáte, môžete použiť tento všeobecný mail ako východiskový bod.

Milý Igor,

Keď som si prezeral zaslané návrhy, uvedomil som si, že som nikdy neodpovedal na vašu otázku o tom, aké informácie som chcel, aby ste pridali k návrhu alternatívneho plánu na tretí štvrťrok. Toto opomenutie ma úprimne mrzí - v budúcnosti určite dôkladnejšie skontrolujem, či som odpovedal na všetky správy, aby sa to už neopakovalo.

Po minulotýždňovom stretnutí s vývojárskym tímom sme sa aj tak rozhodli pokročiť s pôvodným plánom na tretí štvrťrok. Ešte raz sa ospravedlňujem.

S pozdravom,

Odpovedať na e-maily neskoro si vždy vyžaduje trochu pevnej vôle. Ale keď to urobíte, budete sa cítiť lepšie. A teraz, keď máte tieto tipy a príklady, neexistuje žiadna výhovorka, aby ste nestlačili tlačidlo Odoslať.

Na Kariéra.sk si môžete vybrať zo stoviek voľných pracovných miest, stačí zadať odvetvie a lokalitu, v ktorej si hľadáte prácu. Taktiež sa môžete pridať do Facebook skupiny Práca a brigády - Slovensko a zahraničie / KARIERA.SK, vďaka ktorej pravidelne dostanete informácie o voľných pracovných pozíciách. Môžete si tiež vytvoriť Agenta na portáli Kariéra.sk. Vďaka službe Agent dostanete na váš email nové ponuky práce podľa vašich kritérií. Nemusíte tak prezerať denne stovky ponúk, Agent ich prezrie za vás.