Máte v mailovej schránke chaos? Tu sú tipy pre lepšiu prácu s vašim mailom

Ilustračné foto Zdroj: thinkstockphotos.com

E-mail je veľmi užitočným komunikačným nástrojom. E-mail je menej rušivý ako telefonát a zároveň je pohodlný a rýchly. Môžete vďaka nemu komunikovať s klientmi a zákazníkmi, dohovoriť sa s kolegami aj organizovať dôležité zmeny z vášho pracoviska alebo z pohodlia domova. Preto je dôležité správne si svoj e-mail zorganizovať. Niekedy sa totiž z tohto praktického pomocníka môže stať chaotická nočná mora.

Udržujte doručenú poštu na nule

Nie je to nemožné. Odstráňte každý mail, ktorý sa netýka vašej práce. Ak máte veľa neprečítaných správ, zistite či vám neušlo niečo doležité. Keďže ste sa týchto e-mailov nedotkli už niekoľko mesiacov, pravdepodobne sú nepodstatné. V zásade ich môžete bez výčitiek odstrániť. Spravidla sa odporúča odstrániť správy, ktoré sú staršie ako mesiac, pretože novšie správy môžu byť stále relevantné.

Využite pravidlo "Touch It Once"

Ako často otvoríte e-mail, prečítate si ho a... nič s ním neurobíte? Pre tieto prípady existuje „pravidlo jedného dotyku.“ Znamená to, že keď otvoríte e-mail, MUSÍTE s ním niečo urobiť a neskôr sa k nemu nebudete môcť vrátiť. Po prečítaní ho musíte archivovať alebo ho odstrániť. Ak je to správa, ktorá si vyžaduje odpoveď, samozrejme odpíšte, ak je to pracovná úloha, umiestnite ju do zoznamu úloh.

Na označovanie dôležitých správ použite farby

Existuje niekoľko spôsobov, ako si pomôcť, aby ste si pamätali, ako sa neskôr vrátiť k určitému e-mailu. Môžete tak urobiť na jedno kliknutie a neskôr vám to umožní ľahké nájsť a zoskupiť tieto správy. Vyberte si farby a symboly, ktoré vám pomôžu kategorizovať správy.

Zrušte odber nežiaducich propagačných e-mailov

Reklamy môžu niekedy pochovať dôležité správy. Ak ich už nechcete dostávať, alebo ak nemáte čas ich prečítať, zrušte odber. Ak chcete, aby bol proces odhlásenia rýchly a bezbolestný, vyhľadajte vo svojej doručenej pošte výraz „odhlásiť sa“.

Vyhraďte si konkrétny čas na čítanie a odpovedanie

Nesledujte email celý deň. Prichádzajúce správy vás môžu rušiť od toho, na čom práve pracujete a tiež vám sťažujú sústredenie. Namiesto toho si naplánujte konkrétny čas na kontrolu e-mailu. V určitých časoch si dokonca možete naplánovať automatickú odpoveď napríklad: „Kvôli vysokému pracovnému zaťaženiu v súčasnosti kontrolujem e-maily a odpovedám na ne dvakrát denne o 12:00 a 16:00.“

Dohodnite sa, ako budete komunikovať

Dohodnite si s kolegami, čo je v komunikácií dôležité a čo považujete za zbytočné. Osobitne odpisovať na každý email môže byť frustrujúce a zbytočné. Hneď na úvod napríklad povedzte: „Je v poriadku neodpísať na každú správu, ďakujem alebo OK.“ Nebudete tak cítiť zbytočný tlak na každý mail odpisovať.