16 chýb, ktoré by ste nemali robiť pri písaní e-mailov: Za toto vás budú kolegovia nenávidieť

Zdroj: thinkstockphotos.com

Poviete si, aké chyby sa už len dajú robiť pri písaní e-mailov? Okrem tých pravopisných sú tu isté pravidlá, ktoré by mali byť dodržiavané. Pozrite sa na týchto 16 najčastejších omylov, ktoré ľudia robia v e-mailovej korešpondencii. Nerobíte niektoré z nich náhodou aj vy? Ak áno, určite sa ich vyvarujte.

Posielate urgentné maily, ktoré nie sú urgentné
Dajte si na to pozor, pretože ak raz pôjde o naozaj urgentnú záležitosť, môžete sa stať, že jej už nikto z adresátov nebude venovať pozornosť, lebo si budú myslieť, že ide o váš typický „planý poplach“.
Text vášho e-mailu je VEĽKÝMI PÍSMENAMI
KRIČÍTE? Pretože práve tak to pôsobí. Do e-mailov zapnutý Caps Lock nepatrí.
Ste príliš uvoľnený
Tón vašej správy odzrkadľuje váš vzťah k príjemcovi, ak ste však až príliš neformálny, pôsobí to neprofesionálne.
Ste príliš formálny
Na druhej strane však nie je dôvod, aby ste komunikovali ako robot. Preukážte vo svojom e-maile trochu ľudskosti. Ideálne je, ak nájdete zlatú strednú cestu: byť profesionál, no zároveň ukázať, že ste stále ľudská bytosť.
Na skupinové e-maily odpovedáte všetkým
E-maily nie sú skupinovým četom. Ak odpovedáte na e-mail, ktorý bol poslaný hromadne, dajte si pozor, aby ste odpoveď zaslali iba odosielateľovi, nie celej skupine.
Do kópie pridávate nepovolené osoby
Dajte si pozor na zdieľanie informácií s človekom, ktorý s danou témou nemá nič spoločné. Ak si nie ste istý, radšej sa spýtajte nadriadeného, koho môžete do konverzácie zapojiť.
Posielate e-maily o tretej ráno alebo v iný netradičný čas
Možno ste dostali skvelý nápad, rešpektujte však, že ostatní ľudia majú aj osobný život. E-mail pokojne napíšte, uložte si ho do konceptov a odošlite v normálnom čase. Inak si o vás budú ľudia myslieť, že ste workoholik, prípadne že nemáte ako tráviť svoj voľný čas.
Uvádzate nič nehovoriaci predmet e-mailu
Myslite na vášho príjemcu: ak je denne zaplavovaný desiatkami e-mailov, potrebuje sa ľahko a rýchlo zorientovať. Predmet preto vždy uvádzajte jasný a stručný.
Neuvádzate predmet e-mailu
Tento bod úzko súvisí s predchádzajúcim.
Časť vety uvádzate v predmete, zvyšok v tele mailu
Nie, príjemca e-mailu nemá čas študovať vaše šifry. Do predmetu patrí jasná informácia, o čo ide a v tele e-mailu súvislý text.
E-maily posielate z bláznivých adries
Či už ide o vášho šéfa, kolegov, ale napríklad ak si len hľadáte prácu, myslite vždy na to, aby e-mail odišiel z reprezentatívnej adresy. Zabudnite na infantilné či inak bláznivé adresy.
Ste nepríjemný
Ľudia si zapamätajú e-maily, v ktorých je odosielateľ nepríjemný alebo drzý. Ak ste nahnevaný, odložte písanie e-mailov aspoň o hodinu neskôr. Pokúste sa „vychladnúť“ a až s jasnou mysľou – bez akýchkoľvek negatívnych emócií, odpovedzte.
Nie ste slušný
Tak ako aj v osobnej komunikácii, používajte aj v tej e-mailovej slovíčka ako prosím, ďakujem či s pozdravom. Je to prejav základnej slušnosti.
Používate príliš veľa interpunkcie
Desiatky výkričníkov, otáznikov či bodiek sa do profesionálnej e-mailovej komunikácie nehodia. Text potom vyznieva príliš emotívne alebo nedospelo.
Píšete príliš dlhé e-maily
Ľudia väčšinou trávia len pár sekúnd čítaním e-mailov, rýchlo si ich prebehnú očami. Ak preto chcete, aby bola vaša správna prijatá a pochopená, píšte jasne, stručne a výstižne. Siahodlhým textom venovať pozornosť nikto nebude, myslite na to pri písaní.
Používate neprofesionálny typ písma
Možno sa vám nepáči predvolený typ písma, ten je však pre oficiálnu korešpondenciu ten pravý. Vyhnite sa rôznym „vyfarbovačkám“ v texte, rozličným veľkostiam či kombináciám viacerých štýlov písma. Najlepšie je používať písma ako Arial, Calibri či Times New Roman vo veľkosti 10 až 12.