Emailová komunikácia vie byť utrpenie: Držte sa týchto tipov a vyhnite sa problémom

Ilustračné foto Zdroj: thinkstockphotos.com

Bez ohľadu na akej pozícii momentálne pracujete, zrejme sa základnej emailovej komunikácii nevyhnete. Podľa štúdie, ktorú vypracoval McKinsey Global Institute, dvadsaťosem percent pracovného týždňa sa strávi čítaním a odpovedaním na emaily.

Bohužiaľ, v súčasnom svete zameranom na sociálne média zvykneme zabúdať, že emaily môžu obsahovať aj viac ako 140 znakov a mali by sme ich písať efektívne a pozorne. Najmä pokiaľ ide o komunikáciu s klientmi a spolupracovníkmi. Niet divu, že zamestnávatelia často nie sú spokojní s pisateľskými schopnosťami svojich podriadených.

Keď budete písať pracovný email nezabudnite na toto a vyhnite sa problémom:

Emaily formátujte správne

Uvedomte si, že email nie je to isté ako textová správa. V pracovnom prostredí nezabudnite použiť pozdrav. Pri oslovovaní kolegov postačí „Ahoj, Petra“, pri nadriadených a neznámych skúste radšej „pán“ a „pani“ či titul plus priezvisko daného človeka.

Hoci pracujete v neformálnom prostredí, snažte sa vyhnúť príliš nedbalým emailom. Ak si zvyknete písať viac formálne, pomôže vám to vybudovať si profesionálny imidž. Snažte sa v texte písať jasné a priame vety a nezabudnite na vhodný podpis na záver. Dajte si pozor aj na pokusy o humor, pretože nie všetko musí byť pochopené, tak ako ste to mysleli.

Emaily vždy skontrolujte

Kontrola toho, čo sme napísali sa môže zdať ako samozrejmá vec, no v zhone dňa sa na ňu často zabúda. Obyčajný preklep totiž dokáže narobiť poriadne škody. Uvedomte si, že klient, s ktorým ste sa nikdy nestretli vás vníma len na základe emailovej komunikácie a teda kontrola textu môže znamenať veľký rozdiel. Nezabudnite sa pozrieť aj na to, či ste zadali správneho adresáta a uistiť sa, že nikto nedostane do rúk informácie, ktoré mu nepatria.

Galéria fotiek (2) Zdroj: thinkstockphotos.com

Pamätajte, že email v práci nie je súkromný

Uvedomte si, že vaša spoločnosť má právo na prístup k emailom na firemnom serveri. Neposielajte správy, ktoré obsahujú niečo, čo by nemohol vidieť niekto iný. Ak ste naštvaní, pretože ste dostali nepríjemnú úlohu či projekt, radšej sa prejdite do kuchynky, dajte si pohár vody a potlačte potrebu posťažovať sa blízkym či priateľom cez internet.

Pracovné emaily neposielajte v noci

Hoci si môžete myslieť, že keď ešte večer odpoviete na posledné emaily, dokážete urobiť viac práce, opak je pravdou. Keďže ste po celom dni zrejme unavení, môžete odpovedať nedbalo a na niečo zabudnúť. Príjemca si môže email prečítať, no úplne ho pustí z hlavy, pretože aj on je zmorený. Namiesto posielania email v noci len napíšte, uložte a odošlite až ráno po ďalšej kontrole.