10 tipov, ako písať pracovné emaily
V obchodnom styku je najčastejším vyjadrovacím jazykom emailová komunikácia. Zamestnanci komunikujú nielen so svojimi kolegami emailom ale aj so svojimi zákazníkmi, klientmi či obchodnými partnermi.
Prvá vec, ktorú spraví zamestnanec pracujúci v kancelárií pri príchode do práce je, že zapne svoj počítač a prečíta si prijaté emaily. Ak by ste si mali spočítať počet odoslaných emailov a počet ľudí, ktorých stretnete v jeden deň, boli by ste číslom odoslaných emailov prekvapený.
Ak odošlete denne viac pracovných emailov, poradíme vám, na čo si máte dávať pozor pri ich písaní.
10 tipov, ako písať pracovné/obchodné emaily
-
Pozor na metafory
Pri písaní obchodných emailov nikdy nepoužívajte metafory alebo dvojzmyselné slová. -
Používajte jednoduchý jazyk
Nikdy nepoužívajte rozsiahle vetné spojenia alebo veľa slov cudzieho pôvodu. Vyjadrujte sa jednoducho, jasne a zreteľne. Ak chcete dostať jednoznačnú odpoveď, položte otázku priamo, nikdy „nechoďte okolo horúcej kaše“. -
Vynechajte zbytočné slová
Pri písaní obchodných emailov nezasahujte do súkromnej sféry, nepoužívajte smajlíky ani rôzne prívetivé slová. Buďte k sebe kritický a ak sa vám v texte niečo nepáči, prepíšte to. -
Buďte aktívny
Nikdy pri písaní nepoužívajte trpný rod. Napríklad: Stretnutie bolo vedené riaditeľom. Radšej napíšte: Stretnutie viedol riaditeľ XY. -
Používajte spisovnú slovenčinu
Pri písaní nepoužívajte žargón, príliš sofistikované alebo expresívne slová. Ak sa budete snažiť použiť tieto slová, poukážete na svoju nadradenosť. -
Obmedzte akékoľvek nadšenie
Vyhnite sa nadmernému používaniu výkričníkov. Na záver emailu použite zdvorilostnú frázu „S pozdravom“ alebo „S prianím pekného dňa“ namiesto rôznych skratiek, ktoré sú zaužívané z sms-kovej komunikácie, ako napríklad „xoxo“. -
Zvoľte vhodné pomenovanie e-mailu
Veľa ľudí nepoužíva vhodné názvy v predmete emailu a častokrát ich email skončí v priečinku kôš kvôli tomu, že nesprávne pomenovali vecnú podstatu obsahu emailu. Recipienti emailu sa rozhodujú na základe trefného pomenovania predmetu emailu. -
Obmedzte slabé slová
Používajte radšej silné slovesá namiesto slabých. Vetu „Tržby rástli rýchlo“ môžete nahradiť silnejšou a dynamickejšou vetou „Predaj sa zrýchlil“. -
Vyvarujte sa gramatickým chybám
Pred odoslaním emailu si ešte raz prečítajte obsah emailu a potom ho odošlite. -
Pozor na prílohy
Do emailu nepripájajte obrovské prílohy, aby ste nezahltili príjemcovu emailovú schránku. Ak posielate veľkú prílohu, využite napríklad špecializované služby, medzi ktoré patrí napríklad Úschovňa.
- Autor: © Zoznam
- Zdroj: Foto: Photl.com, Zdroj: Forbes.com; ami