7 najhorších vecí, ktoré ľudia robia, keď píšu e-maily: Nestrápnite sa aj vy

Ilustračné foto Zdroj: thinkstockphotos.com

Myslíte si, že písanie e-mailov máte zvládnuté? Že presne viete, ako správne komunikovať? Ešte nekričte hop, kým preskočíte, radšej si to overte v nasledujúcich siedmich bodoch. V nich sa dozviete, aké najčastejšie chyby robia pri e-mailovej komunikácii a prečo by sa im mali vyhnúť. Schválne – nerobíte niektorú z týchto chýb aj vy?

Informuje vás, že vám poslal mail
Dostanete od neho e-mail a ešte ho ani nestihnete otvoriť, už je pri vás a hovorí vám, že vám poslal e-mail. Občas vás poriadne vystraší, keď sa vám z ničoho nič zjaví za chrbtom. Nerobte to aj vy. Ak vám príjemca e-mailu neodpisuje, pošlite mu ďalší e-mail, že potrebujete jeho odpoveď. Komunikujte ale slušne, bez výčitiek, je možné, že toho mal váš kolega proste veľa. Ak stále neodpovedá, vyberte sa za ním osobne (ak je to možné) alebo mu zavolajte.
Na váš e-mail nikdy neodpíše
Pýtate sa, oznamujete, zisťujete, odpoveď od tohto kolegu nikdy neprišla. Je slušnosťou na e-mail odpoveď, aspoň obyčajným potvrdením, že ste správu dostali, prípadne poďakovaním.
Kričí cez e-mail
Desiatky výkričníkov !!!!!!!, ešte viac otáznikov ?????????, zapnutý CAPS LOCK. Tiež máte takého kolegu? Nepochyťte to od neho. Dajte si pozor na prehnané používanie výkričníkov, otáznikov a písaniu veľkými písmenami – v on-line svete je takáto komunikácia považovaná za kričanie. Kričíte na svojich kolegov? Nie? Nerobte to ani v e-mailoch.
Nenapíše predmet mailu
Predmet mailu je dôležitý, aby človek vedel, čoho sa e-mail bude týkať. Nemyslite si, že váš kolega v práci nemá čo robiť a len čaká na vaše e-maily. Ak uvediete, čoho sa správa týka, značne mu uľahčíte prácu.
Do kópie pridáva aj tých, ktorí tam nemajú čo robiť
Ste v e-mailoch pridaný často aj vy a potom neviete, ako na to máte reagovať, pretože sa vás daná správa nijako netýka? Nepridávajte do kópie ľudí, aby ste pôsobili dôležitejšie, vždy ich adresujte ľuďom, ktorí s danou témou majú niečo spoločné. Inak vás budú ľudia považovať za otravného spamera, človeka, ktorý masívne zahlcuje e-mailové schránky iných ľudí.
Pán stručný
Napíšte dlhočizný mail, v ktorom sa snažíte problém čo najlepšie vysvetliť a jediné, čo dostanete ako odpoveď, je OK.
Ten, ktorý robí falošný poplach
URGENT, ASAP, POZOR, PROSIM CITAJTE. Neplašte svojich kolegov, pokiaľ naozaj nejde o vážnu situáciu. Mnoho ľudí sa snaží upriamiť pozornosť svojich kolegov, hoci vždy nejde o urgentnú záležitosť. Nerobte to. Ak chcete naznačiť, že ide o vážnu vec, môžete pridať vášmu e-mailu vysokú prioritu, prípadne to uviesť priamo v správe.