Správne napísať e-mail je hotová veda: Dodržte etiketu, týchto 9 pravidiel nikdy neporušte

Zdroj: thinkstockphotos.com

Moderná biznis etiketa často spomína elektronickú komunikáciu a jej pravidlá - tzv. NETIKETU. Ak chcete pôsobiť profesionálne, osvojte si nasledujúcich 9 pravidiel. Ovládať by ich mal každý - nielen tí, ktorí v práci komunikujú prostrednícvom e-mailov, ale aj tí, ktorí si hľadajú prácu a kontaktujú personalistov. Chyby, preklepy, infantilné mailové adresy či nesprávne použité slová v texte môžu spôsobiť pohromu. Aby ste sa jej vyhli, musíte mať netiketu v malíčku.

Začnite pozdravom
Ak e-mail začnete oslovením Zdravím alebo Dobrý deň, znížite tak možnosť, že by ste zneli nadradene alebo nahnevane. Pozdrav zlepší vašu osobnú a profesijnú reputáciu.
Použite spisovnú slovenčinu
Iste, tam vonku, v rýchlom svete plnom chaosu svoje slová skracujete. No skratky na pracovisku a v biznis etikete sú neprípustné. Sú to e-mailové hriechy, ktorých sa vyvarujte.
Voľte správne slová a tón
Niečo ste napísali a príjemca to pochopil celkom inak? Váš tón a úmysel môžu ostať v e-maile nepochopené, pretože chýba hlas a mimika. Ak nepoužijete správne slová, váš e-mail môže vyznieť úsečne či nahnevane. Aby ste sa vyhli nedorozumeniu, skúste si vašu správu prečítať ešte raz a nahlas. Ak niečo znie "tvrdo", rovnako to bude znieť aj príjemcovi. Ak použijete slová ako "prosím" a "ďakujem", zjemní to celú konverzáciu.
Myslite aj na formát pracovného e-mailu
Tučné písmo, kurzíva, modrá farba a veľkosť 8? Etiketa hovorí jasne: v biznis korešpondencii vyberajte fonty, veľkosť a farby na to určené - napríklad Arial či Times New Roman. Čierna farba a veľkosť písma 10-12 je dobrou voľbou. Dodrže dôležité pravidlo: e-maily by mali byť pre príjemcu ľahko čitateľné.
Vytvorte si profesionálnu e-mailovú adresu
Ak ste zamestnanec, predpokladá sa, že máte aj pracovný e-mail a ten by ste mali využívať, pokiaľ ide o pracovné záležitosti. Ak však z nejakého dôvodu používate osobný e-mail, mali by ste zvážiť, ako "znie" vaša adresa. E-mailové adresy typu hnedoocka123@, tiger88@ či bongo85@ vyznejú veľmi neprofesionálne. Váš e-mail by mal v ideálnom prípade vyzerať nasledovne: meno.priezvisko. Tak bude príjemcovi hneď jasné, kto mu píše. Nikdy nepoužívajte na pracovné účely e-maily vytvorené z prezývok.
Nepodceňte kontrolu pravopisu
Nik učený z neba nespadol a všetci robíme chyby. A presne z tohto dôvodu sa dávajú gumy na ceruzky a tlačidlo „delete" na klávesnice. Chcete mať gramatiku pod palcom? Nainštalujte si doplnok gramatiky do svojho prehliadača a ešte dvakrát skontrolujte e-mail pred stlačením tlačidla Odoslať'. Pozor, nielen gramatika, ale aj štylistika je dôležitá. "Ak bol som“ a "Ak som bol" je obrovský rozdiel, nemyslíte?
Doplňte svoj podpis
Stlačili ste „odoslať“ a zabudli ste váš e-mailový autogram? Táto chyba sa už nemusí zopakovať. Stačí, ak si nastavíte e-mailový podpis s vaším menom, prípadne titulom a ten sa vždy odošle s textom e-mailu. Pri pracovných e-mailoch sa v podpise zvykne uvádzať meno, pozícia, spoločnosť a kontaktné údaje (mobil, e-mail, web).
Na dôvernosti zabudnite
Mail vždy píšte s vedomím, že ostatní môžu vidieť, čo odošlete. Nepíšte nič, čo nechcete, aby niekto videl alebo čo by vás mohlo zdiskreditovať.
E-mail za pochodu a s kávou v ruke? Neposielať
Chôdza a písanie je nebezpečná kombinácia. Najmä na križovatkách, ale aj vtedy, keď sa snažíte vychutnať si šálku kávy. Na prechádzke ste rozptýlený a tak je e-mail, ktorý napíšete počas prechádzky alebo pri pití kávy, často plný gramatických chýb a preklepov. Písanie e-mailu na prechádzke a jeho následné odoslanie je veľmi jednoduchý spôsob, ako si poškodiť svoju reputáciu.