16 chýb, ktoré by ste nemali robiť pri písaní e-mailov: Za toto vás budú kolegovia nenávidieť
Poviete si, aké chyby sa už len dajú robiť pri písaní e-mailov? Okrem tých pravopisných sú tu isté pravidlá, ktoré by mali byť dodržiavané. Pozrite sa na týchto 16 najčastejších omylov, ktoré ľudia robia v e-mailovej korešpondencii. Nerobíte niektoré z nich náhodou aj vy? Ak áno, určite sa ich vyvarujte.
- Posielate urgentné maily, ktoré nie sú urgentné
Dajte si na to pozor, pretože ak raz pôjde o naozaj urgentnú záležitosť, môžete sa stať, že jej už nikto z adresátov nebude venovať pozornosť, lebo si budú myslieť, že ide o váš typický „planý poplach“. - Text vášho e-mailu je VEĽKÝMI PÍSMENAMI
KRIČÍTE? Pretože práve tak to pôsobí. Do e-mailov zapnutý Caps Lock nepatrí. - Ste príliš uvoľnený
Tón vašej správy odzrkadľuje váš vzťah k príjemcovi, ak ste však až príliš neformálny, pôsobí to neprofesionálne. - Ste príliš formálny
Na druhej strane však nie je dôvod, aby ste komunikovali ako robot. Preukážte vo svojom e-maile trochu ľudskosti. Ideálne je, ak nájdete zlatú strednú cestu: byť profesionál, no zároveň ukázať, že ste stále ľudská bytosť. - Na skupinové e-maily odpovedáte všetkým
E-maily nie sú skupinovým četom. Ak odpovedáte na e-mail, ktorý bol poslaný hromadne, dajte si pozor, aby ste odpoveď zaslali iba odosielateľovi, nie celej skupine. - Do kópie pridávate nepovolené osoby
Dajte si pozor na zdieľanie informácií s človekom, ktorý s danou témou nemá nič spoločné. Ak si nie ste istý, radšej sa spýtajte nadriadeného, koho môžete do konverzácie zapojiť. - Posielate e-maily o tretej ráno alebo v iný netradičný čas
Možno ste dostali skvelý nápad, rešpektujte však, že ostatní ľudia majú aj osobný život. E-mail pokojne napíšte, uložte si ho do konceptov a odošlite v normálnom čase. Inak si o vás budú ľudia myslieť, že ste workoholik, prípadne že nemáte ako tráviť svoj voľný čas. - Uvádzate nič nehovoriaci predmet e-mailu
Myslite na vášho príjemcu: ak je denne zaplavovaný desiatkami e-mailov, potrebuje sa ľahko a rýchlo zorientovať. Predmet preto vždy uvádzajte jasný a stručný. - Neuvádzate predmet e-mailu
Tento bod úzko súvisí s predchádzajúcim. - Časť vety uvádzate v predmete, zvyšok v tele mailu
Nie, príjemca e-mailu nemá čas študovať vaše šifry. Do predmetu patrí jasná informácia, o čo ide a v tele e-mailu súvislý text. - E-maily posielate z bláznivých adries
Či už ide o vášho šéfa, kolegov, ale napríklad ak si len hľadáte prácu, myslite vždy na to, aby e-mail odišiel z reprezentatívnej adresy. Zabudnite na infantilné či inak bláznivé adresy. - Ste nepríjemný
Ľudia si zapamätajú e-maily, v ktorých je odosielateľ nepríjemný alebo drzý. Ak ste nahnevaný, odložte písanie e-mailov aspoň o hodinu neskôr. Pokúste sa „vychladnúť“ a až s jasnou mysľou – bez akýchkoľvek negatívnych emócií, odpovedzte. - Nie ste slušný
Tak ako aj v osobnej komunikácii, používajte aj v tej e-mailovej slovíčka ako prosím, ďakujem či s pozdravom. Je to prejav základnej slušnosti. - Používate príliš veľa interpunkcie
Desiatky výkričníkov, otáznikov či bodiek sa do profesionálnej e-mailovej komunikácie nehodia. Text potom vyznieva príliš emotívne alebo nedospelo. - Píšete príliš dlhé e-maily
Ľudia väčšinou trávia len pár sekúnd čítaním e-mailov, rýchlo si ich prebehnú očami. Ak preto chcete, aby bola vaša správna prijatá a pochopená, píšte jasne, stručne a výstižne. Siahodlhým textom venovať pozornosť nikto nebude, myslite na to pri písaní. - Používate neprofesionálny typ písma
Možno sa vám nepáči predvolený typ písma, ten je však pre oficiálnu korešpondenciu ten pravý. Vyhnite sa rôznym „vyfarbovačkám“ v texte, rozličným veľkostiam či kombináciám viacerých štýlov písma. Najlepšie je používať písma ako Arial, Calibri či Times New Roman vo veľkosti 10 až 12.
- Autor: © Zoznam
- Zdroj: Zdroj: businessinsider; Text: es; Foto: thinkstockphotos.com